O Excel é um dos softwares para edição de planilhas mais utilizados. Toda pessoa já teve ou terá algum tipo de contato com ele um dia. É uma ferramenta extremamente poderosa, mas que acaba assustando a maioria das pessoas com suas fórmulas, funções e tabelas.

Com ela, você pode criar gráficos, uma base de dados, criar cálculos e fórmulas, tabelas dinâmicas, e mais diversos casos de uso para ajudar no seu trabalho organizando e visualizando dados. Ao longo desse artigo você aprenderá como aproveitar os benefícios do Excel. Confira:

• O que é o Excel?
• Onde e para que o Excel é usado?
• Entenda a história do Excel!
• O que é uma planilha eletrônica? Entenda a lógica!
• Quais os tipos de arquivos podem ser editados com o Excel?
• Vale a pena usar a versão do Excel online?
• Quais as diferenças entre o Excel online e offline?
• O que é e quando usar um dashboard no Excel?
• Como fazer gráficos no Excel?
• Como calcular porcentagem no excel? 4 maneiras diferentes!
• Quais as fórmulas básicas mais usadas no Excel? 
• Quais as fórmulas intermediárias mais usadas no Excel?
• Como criar uma tabela dinâmica ou pivot table?
• 5 dicas e atalhos que vão ajudar você com o Excel!

O que é o Excel?

O Excel é um software criado pela Microsoft e faz parte do pacote Office. É usado para criar planilhas, tabelas, gráficos, listas, entre outros. Você consegue criar, editar e compartilhar arquivos com outras pessoas de forma rápida e simples. 

Excel download

Se você tem um Windows, provavelmente no seu computador já deve ter o pacote Office (Word, Excel e PowerPoint) instalado. Caso não tenha, você consegue baixar o Excel diretamente no site da Microsoft. Ele é um software pago, mas você consegue um período para testar gratuitamente. Uma alternativa totalmente gratuita, é a versão online do Excel, o Google Sheets ou Planilhas

Onde e para que o Excel é usado?

O Excel tem diferentes tipos de uso, que incluem planilhas e dados no geral. Em um contexto empresarial (e até mesmo podendo ser aplicado ao pessoal), é possível criar diferentes tipos de relatórios, como controle de estoque, relatório de marketing, números de redes sociais, até planejamentos e relatórios financeiros. 

Você pode usar o excel para organizar dados de qualquer tipo, manipulá-los criando filtros, ordenações e condições para visualizar esses dados até mesmo com o auxílio de gráficos. Um exemplo desse uso é com formulários: você pode criar um formulário e todas as informações preenchidas nele são enviadas para uma planilha. A partir daí, você pode manipular esses dados da forma que precisar. 

Entenda a história do Excel!

O Excel é um editor de planilhas desenvolvido pela Microsoft e sua primeira versão foi lançada para MacOS em 1985. Ele foi lançado para competir com o Lotus 1-2-3 que vinha ganhando espaço no mercado. Após lançar a sua versão para Windows em 1987, começou a ganhar mais tração e superar as vendas do Lótus. Depois disso, a Microsoft começou a lançar diversas novas versões, com diferenças de dois anos entre elas. 

O que é uma planilha eletrônica? Entenda a lógica!

Uma planilha eletrônica é um software que faz uso de tabelas para realizar diversos tipos de cálculos matemáticos ou apresentação de dados. Cada uma dessas tabelas ou planilhas é composta por um conjunto de linhas e colunas. 

Já jogou batalha naval, em que chamamos cada espaço por uma letra e um número que correspondiam a linhas e colunas? É a mesma ideia! As colunas são classificadas com as letras do alfabeto em ordem e as linhas por números, portanto se quisermos uma célula da coluna B e linha 10, a célula será B10. 

Quais os tipos de arquivos podem ser editados com o Excel?

O formato quando salvamos um arquivo Excel é o .xlsx, mas existem outros tipos de arquivos que podem ser editados dentro do Excel. Um exemplo de arquivo bem usado para armazenamento de dados e importação no Excel é o .csv, que significa Comma Separated Values, ou seja, valores separados por vírgulas. 

Além desses dois, você pode ver no próprio site da Microsoft uma lista com todos os diferentes tipos de arquivos que podem ser editados ou importados para dentro do Excel. 

Vale a pena usar a versão do Excel online?

A versão online do Excel é bem parecida com a versão instalada do Excel. A principal diferença é que ele está rodando em um navegador e isso afeta questões de velocidade e performance. Ainda assim, vale a pena o seu uso, já que você pode acessar suas planilhas de qualquer lugar, em qualquer computador, sem se preocupar se existe o Excel instalado nele.

Quais as diferenças entre o Excel online e offline?

Existem algumas pequenas diferenças entre as duas versões, vamos listá-las:

ONLINE	OFFLINE
Salva automaticamente seus documentos.	Salva apenas um rascunho para caso tenha uma interrupção forçada do programa, como queda de energia.
Salva os arquivos no OneDrive.	Salva documentos no seu computador.
Depende do acesso à internet.	Não depende do acesso à internet.

O que é e quando usar um dashboard no Excel?

Um dashboard no Excel é um painel de controle que permite exibir apenas as informações mais importantes e necessárias. Ele pode ser usado como um relatório para expor apenas as métricas mais importantes do seu negócio, sem a necessidade de ter que ver todos os dados que compõem esse dashboard.

É um bom caso de uso quando você precisa recorrentemente ver determinados dados sobre determinado assunto. Com o dashboard, você pode montar essa visualização e ir atualizando a base de dados que alimenta esse dashboard. 

Como fazer gráficos no Excel?

Para fazer qualquer gráfico, antes precisamos de dados! Com os dados prontos é bem simples fazer um gráfico no Excel. 

Vamos usar um exemplo de um gráfico matemático de seno. Primeiro, vamos colocar os dados em uma planilha (usei inclusive uma fórmula para ajudar a montar a base de dados. Mais adiante nesse artigo, falaremos mais sobre fórmulas):

Depois disso, basta selecionar todos os seus dados, ir em “Inserir →  Gráficos” e selecionar o gráfico que você preferir. Inclusive tem “Gráficos recomendados” de acordo com os dados que você selecionou. Prontinho, seu gráfico está criado!

Vale lembrar que você pode usar qualquer outro tipo de dados, podendo ter mais colunas, mais ou menos linhas, etc. Com os mesmos tipos de dados, você pode usar diferentes formas de gráfico e visualização. Teste e veja o que melhor funciona pra você e a sua necessidade. 

Como calcular porcentagem no excel? 4 maneiras diferentes!

Quando pensamos em comparação entre números, aumentos e decréscimos, a porcentagem é muito importante e aparece muito no dia a dia das pessoas. Antes de fazer a operação, precisamos novamente de dados. 

Porcentagem do total

Vamos supor que tenhamos 10.000 pessoas estudantes em uma escola e dessas 4.500 estejam no curso de Computação, 1.000 em Arquitetura, 2.500 em Marketing e 2.000 em Administração. Queremos saber qual a porcentagem de cada curso. Como realizar essa conta no Excel?

Para isso basta dividir usando o operador /, o número de alunos do curso pelo total. Depois disso, para transformar o número em porcentagem, basta mudar a formatação para porcentagem %. Uma outra opção é na fórmula multiplicar por 100. A fórmula ficaria assim:

=B2/B7*100

Somar valor em porcentagem

Nesse exemplo, vamos imaginar que esquecemos de pagar um boleto de R$200,00 e agora teremos um acréscimo de 5% no valor. 

Para isso, precisamos somar o valor do boleto (A2) com os 5% de 200 (A2*B2).

A fórmula ficou 

=A2+A2*B2 

Desconto em porcentagem

A mesma ideia do exemplo anterior de acréscimo só que agora com uma subtração! Com o mesmo exemplo, vamos supor que eu vou fazer um pagamento à vista e ganhar os 5% de desconto ao invés de uma multa. Então, dessa vez, precisamos subtrair 5% de 200 (A2*B2) do valor do pagamento (A2).

=A2-A2*B2

Variação de porcentagem

Esse é um exemplo um pouco diferente. Digamos que vamos vender um produto a R$200,00 e tivemos R$100,00 de custo para produzi-lo. Agora queremos saber qual a porcentagem de lucro na venda deste produto. 

Primeiro precisamos saber qual foi o lucro e dividir pelo valor total da venda. Para calcular o lucro, subtraímos o valor de custo pelo de venda (B2-A2) e dividimos (/) esse valor pelo valor da venda (B2). No caso dessa fórmula, temos que usar o parênteses pela ordem de prioridade das operações matemáticas, pois queremos realizar primeiro a subtração e depois a divisão.  

Ficamos assim com:

=(B2-A2)/B2

Quais as fórmulas básicas mais usadas no Excel? 

Como somar no Excel?

• Operador aritmético +

Você consegue fazer uma soma simples usando o operador aritmético + (sinal de mais). Por exemplo, você consegue usar a fórmula =2+2 em uma célula e obterá o resultado 4.

• SUM

Para somar no Excel usamos a fórmula SUM. Com ela, não tem muito segredo, você consegue somar valores do intervalo que você selecionar. No exemplo abaixo, conseguimos somar os valores de A1 até A5. Se quisermos somar intervalos diferentes basta separar os valores usando ponto e vírgula, dessa forma:

 =SUM(A1:A5; D1:D4).

• SUMIF

Também conseguimos somar valores com base em uma condição. Por exemplo, só queremos somar a quantidade de produtos que são da cor azul. Nesse caso, vamos usar a fórmula SUMIF.

Ela tem a seguinte estrutura: 

=SUMIF(intervalo da condição; condição; intervalo da soma).

Para o nosso exemplo, vamos verificar se a cor é azul no intervalo de A2 até A6, e a condição é ser “azul”, e o intervalo onde estão os números a serem somados estão de B2 a B6.

• SUMIFS

Existe ainda uma terceira forma de somar no Excel, bem parecida com a SUMIF. É o caso de você ter mais de uma condição para ocorrer a soma. Nesse caso usamos o SUMIFS. Nesse caso a ordem dos elementos na fórmula muda um pouco. 

Ela tem a seguinte estrutura: 

=SUMIFS(intervalo da soma; intervalo da condição 1; condição 1; intervalo da condição 2; condição 2; ...).

Para o nosso exemplo, vamos verificar se o produto é uma Garrafa no intervalo de A2 até A8, se a cor é azul no intervalo de A2 até A6, e começamos a fórmula com os valores que serão de fato somados, que é a quantidade que está no intervalo de C2 até C8.

Como subtrair no Excel?

• -(subtrair)

Você consegue fazer uma subtração simples usando o operador aritmético – (sinal de menos). Por exemplo, você consegue usar a fórmula =5+2 em uma célula e obterá o resultado 3.

• SUM

Se pensarmos bem, somar um número negativo é a mesma coisa que subtrair um número. Por exemplo, se eu somar 5 com -3 é a mesma coisa que fazer 5-3. Dito isso, podemos usar a fórmula SUM com números negativos para fazer uma subtração. Exemplo:

=SUM(5, -3).

AVERAGE: descobrindo a média de um conjunto

Existem diversas situações que precisamos calcular a média de um conjunto de números, como por exemplo a média de salário de pessoas de uma empresa ou a média de acessos diária ao site, entre outros casos. A forma de calcular uma média aritmética é somando todos os números e dividindo pela quantidade de números. 

Em vez de ter que fazer isso, podemos usar uma fórmula pronta do Excel, a AVERAGE. Você pode usá-la de duas formas: colocando direto os números 

=AVERAGE(2, 3, 4, 5) 

ou colocando o intervalo das células, como

 =AVERAGE(A1:A10).

MEDIAN: descobrindo a mediana de um conjunto

Também conseguimos calcular a mediana de um conjunto de números. A mediana é o valor central do conjunto. Ou seja, se deixarmos o conjunto em ordem crescente, dividirmos em 2 partes, o valor que está no meio é a mediana. A mediana ajuda a excluir outliers, números muito fora do padrão, que a média aritmética leva em consideração.

No Excel, usamos a fórmula MEDIAN para calcular a mediana. E conseguimos usá-la da mesma forma que a média: com números, 

=MEDIAN(2, 3, 4, 5)

ou intervalos de células 

=MEDIAN(A1:A10).

COUNT, COUNTA e COUNTBLANK: contando os elementos de um conjunto!

Existem diversas formas de contar elementos de um conjunto no Excel. O mais simples de todos, o COUNT, conta quantos números tem em um determinado conjunto. Então basta usar 

=COUNT(A1:C8) 

Ela vai me mostrar quantas células possuem números, que no exemplo abaixo, são 7.

Se você precisar saber quantas células não estão em branco, basta usar a fórmula COUNTA. E para saber quantas estão em branco, basta usar o COUNTBLANK.

Concatenar no Excel

As versões mais antigas do programa utilizam a função CONCATENAR (). Nas mais recentes, é usada CONCAT ().

Para concatenar duas ou mais colunas na ferramenta, podemos utilizar diferentes caminhos. Um deles é clicar na célula em que desejamos exibir o resultado e inserir a fórmula por meio da opção do menu “Fórmulas”> “Texto” > “Concatenar”,

DATEDIF: calculando a diferença entre duas datas

Essa é como se fosse uma função “escondida” no Excel, ou seja, para usá-la você não conseguirá usar o autocomplete, vai precisar digitar a fórmula completa. Ela serve para quando você precisar calcular a diferença entre duas datas tendo como resultado em anos, meses ou dias. 

Ela tem a seguinte estrutura: 

=DATEDIF(data de inicio, data final, unidade do resultado)

No exemplo abaixo, conseguimos saber a diferença entre as duas datas em anos (Y), meses (M) ou dias (D).

Quais as fórmulas intermediárias mais usadas no Excel? 

VLOOKUP ou PROCV: procurando dados entre planilhas

Uma fórmula muito conhecida do Excel é o VLOOKUP (ou PROCV em português). Ela significa “procurar na vertical”, ou seja, ela serve para quando precisamos procurar um valor em uma planilha ou tabela. 

Vamos passar um exemplo simples para você entender como funciona. Pode até parecer simples demais, mas geralmente conseguimos usar o VLOOKUP em tabelas bem grandes e mais complexas. 

Começando pela estrutura da fórmula: 

=VLOOKUP(valor procurado; tabela onde procuramos; número da coluna na tabela; devolve uma correspondência exata (0) ou aproximada (1))

No exemplo, dado o nome de uma pessoa queremos buscar qual o salário dela. Agora vamos passar em cada um dos argumentos da função:

• F2 é o valor que queremos procurar, ou seja, o nome da pessoa
• B2:C6 é a tabela onde vamos procurar essas informações
• 2 é o número da coluna onde está o resultado, ou seja, o salário, considerando a tabela B2:C6 que definimos.
• 0 porque queremos o valor apenas se coincidir exatamente na tabela

Você pode trocar o que você procura e o que quer como resultado, só alterar os valores de cada um dos argumentos. 

Como usar a função IF ou SE no Excel?

Já falamos um pouco dela por aqui, mas a função IF ou SE (em português) serve para usarmos condições. Toda vez que pensarmos “se algo acontecer faça isso”, vamos usar a fórmula IF ou SE. 

Ela tem a seguinte estrutura da fórmula: 

=IF(condição; valor se a condição for verdadeira; valor se a condição for falsa)

Para trazer um exemplo, vamos supor que eu tenha um campo que diga se a pessoa pagou ou não uma determinada assinatura. Caso ela tenha pago, eu vou colocar o valor que ela pagou, R$30,00, caso contrário, deixarei 0.

Como já tínhamos explicado antes no SUMIF (ou SOMASE em português), onde adicionamos uma condição para você conseguir somar um valor, também existem com a função COUNT e AVERAGE. Para você contar números apenas se alguma condição ocorrer, pode usar o COUNTIF (ou CONT.SE). No exemplo para quem usa o excel em inglês sua estrutura é: 

=COUNTIF(intervalo; condição). 

A mesma ideia é aplicada ao AVERAGEIF (ou MÉDIASE), que você só usa o valor para calcular a média caso ele respeite alguma condição. Sua estrutura é 

=AVERAGEIF(intervalo; condição; [intervalo para a média]).

Várias outras fórmulas também tem a opção IF ou até mesmo IFS (SES em poruguês), quando tem mais de uma condição que você pode usar. 

SORT: organizando uma coluna em ordem crescente ou decrescente

Sabe quando precisamos ordenar uma coluna? Tem uma fórmula para isso! Podemos ordená-la de forma crescente ou decrescente.

A fórmula tem a seguinte estrutura: 

=SORT(intervalo; [índice da coluna]; [tipo de ordenação], [por coluna?]).

No primeiro argumento, selecionamos o array para ordenar ou a tabela que queremos ordenar. Todos os outros argumentos são opcionais. O índice da coluna é caso você tenha selecionado várias colunas e queira ordenar apenas uma. O tipo de ordenação pode ser crescente (1) ou decrescente (-1). O último argumento é se queremos ordenar por linha (false) ou por coluna (true).

Como criar uma tabela dinâmica ou pivot table?

As tabelas dinâmicas servem para resumir um conjunto de dados de forma simples e rápida. Além disso, você consegue montar a sua tabela, adicionar e remover colunas, tudo em tempo real. 

Para montar uma tabela dinâmica, basta selecionar o conjunto de dados, clicar em Inserir -> Tabela Dinâmica.

A partir desse momento, você pode selecionar quais os campos que quer incluir e excluir da sua tabela, filtros, quais são colunas, linhas e valores calculados. Tudo isso de uma forma simples e rápida, basta arrastar cada um dos campos para onde quiser e a tabela vai mudando em tempo real. 

5 dicas e atalhos que vão ajudar você com o Excel!

Formatação de campos

Você consegue formatar qualquer célula da forma que você precisar! Moedas, datas, números, porcentagens… Em formatações de números, você consegue ver todos os tipos de formatações ou até criar uma específica para o seu caso.

Copiar fórmulas em várias células

Você consegue copiar e colar fórmulas de uma forma muito mais rápida do que a forma convencional. Basta clicar no canto inferior direito da célula e arrastar para as outras células terem o mesmo tipo de fórmula também.

Fixar células

Quando copiamos as fórmulas entre as células, você deve ter percebido que ele varia tanto a coluna quanto os números das linhas dependendo de pra onde você copie. É possível fixar uma célula, tanto na coluna, quanto na linha, ou nos dois eixos. 

Ou seja, se você precisa que a fórmula sempre use a célula daquela coluna, ou daquela linha, ou seja exatamente aquela célula, você fixa usando o símbolo $. Por exemplo, se temos a célula C2, e precisamos fixar a coluna, ficaria $C2, se precisarmos fixar a linha, ficaria C$2 e se for os dois fixos, fica $C$2. 

Limpar informações de textos

Se você for manipular textos, você consegue usar as fórmulas LEFT, RIGHT e LEN para ajudar. Basicamente, você consegue selecionar um texto e indicar quantos caracteres à esquerda (LEFT) ou à direita (RIGHT) você quer usar. 

Um exemplo para selecionar as siglas dos estados, é utilizar o LEFT e pegar os 2 primeiros caracteres.

Uma outra forma combinada é, se eu quiser pegar só o nome do estado, eu preciso remover 2 caracteres (sigla) e o traço (-), ou seja, 3 caracteres do tamanho total. Para saber o tamanho total, usamos a fórmula LEN e depois removemos os 3 caracteres. Isso sobraria apenas o nome dos estados, por exemplo “Rio de Janeiro”

Atalhos para navegação entre planilhas e células

Para facilitar a sua navegação na sua planilha, vamos fornecer alguns atalhos. Para alternar entre planilhas (abas), podemos usar o atalho Ctrl + Page down ou Ctrl + Page Up.

Dentro da mesma planilha, para ir para o primeiro ou último item de uma linha ou coluna, basta usar Ctrl + setas direcionais. Para selecionar essas células, basta acrescentar Shift na sua combinação.

Como pode perceber, o Excel é bem mais complexo e tem muito mais funcionalidades do que só o básico que sabemos. E isso é só o começo! Existe uma infinidade de fórmulas, opções de gráficos, relatórios e manipulação de dados que podemos fazer usando o Excel. Gostou do nosso texto? Aprenda agora sobre os comandos CMD mais utilizados do Windows!