Ao utilizarmos o Excel no nosso dia-a-dia, percebemos várias funcionalidades que são muito úteis para tarefas repetitivas e maçantes, como criar tabelas com vários dados, buscar informações, transformar dados, entre outras coisas. Dentre elas está a função PROCV, que tem o simples papel de recuperar alguma informação com base em um valor de pesquisa.
Dessa maneira, essa função torna o Excel muito poderoso e com capacidade de parear com várias páginas na web e ferramentas como o Javascript.
Nesse texto, mostraremos para você tudo sobre essa funcionalidade. Utilizaremos vários exemplos e imagens para facilitar o entendimento. Confira:
- O que é a função PROCV no excel e para que serve?
- Como funciona a função PROCV? Entenda a sintaxe!
- Como fazer PROCV na prática? 5 exemplos!
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O que é a função PROCV no excel e para que serve?
PROCV é uma das funções de pesquisa do Excel, que é usada para buscar dados em uma determinada região de uma tabela. A procura é feita verticalmente em um determinado argumento na primeira coluna de uma matriz tabela e o retorno é valor de uma outra coluna na mesma tabela. Toda essa lógica é muito semelhante à de um banco de dados e a operação like que podemos fazer.
Exemplificando, a função pesquisa um determinado valor, e retorna um valor a ele associado. Dessa forma, poderíamos utilizar a função PROCV para retornar o preço de um produto com base no seu próprio código, facilitando a busca de preços.
Como funciona a função PROCV? Entenda a sintaxe!
A função PROCV é escrita com base em 4 parâmetros, logo, devemos colocar 4 informações para que a função funcione corretamente.
Lembre-se que a busca sempre será na primeira coluna da matriz. Vamos dar uma olhada nos argumentos da função:
- Valor procurado: Você coloca o argumento que deseja procurar na sua tabela.
- Matriz tabela: Aqui você seleciona as coordenadas da sua matriz para que a função procure o valor de retorno.
- Nº índice coluna: Qual o número da coluna que a função deve procurar o resultado, é relacionado à matriz que você passou.
- Procurar intervalos: Aceita os valores 1 (verdadeiro) ou 0 (falso). Caso coloque 0 (falso), a busca vai ser exata, ou seja, só serão retornados valores iguais ao argumento selecionado. Já no caso do valor 1 (verdadeiro), a busca é pelo valor aproximado, retornando valores próximos ao valor procurado.
Para entendermos melhor, podemos olhar para esse simples exemplo:
Na imagem, podemos ver uma tabela com alguns parâmetros e algumas informações, na direita temos uma outra tabela que a partir da célula F3, buscamos a nota de português do ID associado.
Mas como exatamente o Excel entende isso? Na função PROCV, colocamos no primeiro argumento que queremos buscar o valor que a célula F3 está exibindo, no segundo parâmetro passamos A3:D7 que são as coordenadas dos nossos dados. Na terceira parte colocamos o valor 3 para indicar que queremos o valor da terceira fileira da esquerda pra direita e por último passamos o argumento FALSO, insinuando que queremos apenas o valor exato.
Dica: Sempre coloque o valor que você deseja buscar na primeira coluna da matriz tabela, porque a função PROCV sempre busca da esquerda pra direita.
Logo, se o valor estiver no meio da sua tabela, tente editá-lo para colocar no início e depois oculte os dados antigos.
Como fazer PROCV na prática? 5 exemplos!
Separamos alguns exemplos práticos para você entender o quão poderoso o PROCV consegue ser. Vamos dar uma olhada:
Procurando pela nota de estudantes
Neste nosso primeiro exemplo, temos um quadro com o nome de alunos, alunas e suas respectivas notas:
Com a utilização do PROCV, conseguimos buscar a nota de um aluno ou aluna. Por exemplo, queremos saber a nota de história do aluno Luís, para isso devemos utilizar a fórmula da seguinte maneira:
=PROCV(“Luís”; A3:E7; 4; FALSO)
Como já vimos a sintaxe, o entendimento continua igual: indicamos o valor que desejamos encontrar, colocamos a localização dos dados, qual posição desejamos recuperar e se o valor correspondente deve ser exato.
Aqui podemos ver o resultado da operação que, a partir do campo que recebe a nota da pessoa estudante, busca o valor na coluna indicada na fórmula.
Busca por duas bases
No primeiro exemplo mostramos como recuperar a nota pelo nome de um aluno, mas acabamos tendo um outro dilema, a nota retornada sempre será a de história, já que o número 4 do código indica isso.
Se quisermos criar uma lógica para que a matéria seja buscada dinamicamente, também é possível, chamamos isso de operação com dois critérios ou PROCV bidirecional. Logo abaixo, podemos ver essa busca em ação.
Podemos ver no gif que foi adicionado uma nova célula que contém o texto da matéria e, dessa forma, conseguimos buscar de maneira automática a coluna correta da matéria (coluna 2 no caso de português, coluna 3 para fisíca, assim por diante).
Para tal feito, devemos utilizar a função CORRESP como um argumento da coluna. A nossa fórmula ficou dessa forma:
=PROCV(G3; A3:E7; CORRESP(H2;A2:E2;0); FALSO)
Percebemos que adicionamos o argumento CORRESP(H2;A2:E2;0) como o número da coluna. Essa função pega o nome da matéria como o valor da busca (em G3 no nosso caso) e retorna a posição entre A2:E2. Dessa forma, quando usamos o CORRESP, ele retorna a coluna corretamente e da maneira que a função PROCV espera.
Usando menus como pesquisar
Nos exemplos que foram passados, tivemos que colocar os valores de pesquisa manualmente, algo que não é muito prático, já que podemos errar na escrita.
Uma opção que temos à nossa disposição é a criação de dropdowns ou listas suspensas, algo muito semelhante ao elemento select do HTML.
O resultado ficará assim:
Essa funcionalidade pode ajudar na criação de dashboards no Excel, uma vez que é extremamente comum ter inúmeros dados sobre estudantes no back-end, mas a pessoa que utilizará a versão final (uma pessoa educadora, por exemplo) pode de maneira simples e rápida obter as notas de um aluno ou aluna simplesmente selecionando a matéria na lista.
Como fazemos isso:
A fórmula usada continua sendo igual a do segundo exemplo:
=PROCV(G3; A3:E7; CORRESP(H2;A2:E2;0); FALSO)
Convertemos os valores da pesquisa em listas suspensas. O passo-a-passo para fazer isso é bem simples.
- Escolha a célula que você vai querer criar a lista suspensa. No exemplo, G3, queremos buscar os nomes dos alunos.
- Entre na aba Dados > Ferramenta de Dados > Validação de Dados.
- Na modal de validação de dados que aparecerá na sua tela, vá na aba Configurações, no campo de listagem Permitir, selecione a opção Lista. No campo Fonte selecione os nomes dos seus alunos ($A$3:$A$7).
- Clique no botão OK.
Pronto! Temos o nosso próprio menu na célula G3. Do mesmo modo, você também consegue criar uma lista suspensa em H2 para todas as matérias.
Pesquisa com três bases
Novamente, no segundo exemplo, buscamos por notas de estudantes que estavam em uma tabela para diferentes disciplinas. Como vimos, essa busca utiliza duas bases, pois usamos as variáveis do nome do aluno e o nome da matéria.
Agora, imaginemos que em um ano haja três tipos de exames, como mostra a figura.
Uma pesquisa que utiliza três fatores é ideal para conseguirmos as notas de um determinado exame. Algo dessa maneira:
No exemplo acima, na função PROCV pesquisamos em três quadros distintos e, dessa forma, obtemos a nota de alguma pessoa estudante em uma determinada matéria.
A fórmula utilizada para isso é:
=PROCV(G3; ESCOLHER(SE(G2=”Exame 1″;1;SE(G2=”Exame 2″;2;3));$A$3:$E$7;$A$11:$E$15;$A$19:$E$23); CORRESP(H2;A2:E2;0); FALSO)
Nessa fórmula, utilizamos ESCOLHER para que seja selecionada a tabela correta na busca. Vamos dar uma olhada nesse trecho:
ESCOLHER(SE(G2=”Exame 1″;1;SE(G2=”Exame 2″;2;3));$A$3:$E$7;$A$11:$E$15;$A$19:$E$23)
Observamos que o primeiro argumento da fórmula é SE(G2=”Exame 1″;1;SE(G2=”Exame 2″;2;3)), que verifica a célula G2 para ver qual exame está sendo referido. Se for o primeiro, ele retorna $A$3:$E$7, que contém as notas do Exame 1, se for o segundo, ele retorna $A$11:$E$15, caso contrário, as coordenadas retornadas serão $A$19:$E$23.
Dessa maneira, tornamos a nossa matriz da tabela PROCV totalmente dinâmica e, com isso, uma busca com três bases.
PROCV para recuperar o último valor de uma lista
Também podemos utilizar a função PROCV para encontrar o último número em uma lista de valores.
O maior valor que seja positivo que podemos usar no Excel é 9999999999999999E+307. Isso significa que o maior valor aceitado pela fórmula PROCV também equivale a esse.
Já que é um número tão grande, utilizaremos ele para obter o último número em uma lista. Dessa forma, suponha-se que você tenha um conjunto de dados (em A1:A14) como mostrado no exemplo abaixo:
Aqui se encontra a fórmula para tal:
=PROCV(999999999999999+307;$A$1:$A$14;VERDADEIRO)
Note que a fórmula utiliza o argumento aproximado do PROCV ( que é representado pelo valor VERDADEIRO no final da fórmula, no lugar do 0 ou de FALSO). Além disso, perceba que, para o funcionamento correto, a lista não precisa ser classificada.
O PROCV é simples, rápido e útil, tudo o que você precisa em muitas situações. Caso seja preciso buscar uma informação de maneira dinâmica e flexível, vimos que essa função é totalmente aberta para diversas expansões.
Comparável com um banco de dados e com a operação like, entendemos que hoje em dia é totalmente plausível criar tabelas com diversos dados no Excel. E, com pequenos passos, já conseguimos criar e estabelecer as nossas buscas por informações ou dados relevantes.
Agora, leia um pouco sobre Concatenar no Excel: saiba o que é e confira 5 exemplos de uso!
