O Feedback escrito é um dos tipos de feedback mais tradicionais que existem, especialmente no âmbito da educação. Lembra-se de quando o professor ou professora escrevia uma mensagem de avaliação em provas e exames seguida da nota? Sim, esse provavelmente é o primeiro contato com um tipo de feedback escrito que muitas pessoas tiveram na vida.
Esse tipo de feedback, no entanto, é bem controverso. Ao longo do tempo, ele acumulou para si tanto pessoas que o utilizam e reforçam sua eficácia, quanto pessoas que o condenam e acreditam que esteja obsoleta. Independentemente de qualquer coisa, o feedback escrito ainda é uma ferramenta utilizada para ajudar outra pessoa a se aprimorar.
Quer saber mais sobre o feedback escrito, quais são suas utilizações e dicas de como escrever um que seja efetivo? Abaixo, você encontrará todo o conteúdo necessário para saber tudo sobre! Confira:
- O que é feedback escrito?
- Feedback escrito vs feedback oral: qual escolher?
- Como escrever um bom feedback escrito? 5 dicas!
- Como dar um feedback escrito por email? Exemplos!
- Como dar um feedback escrito na avaliação de desempenho?
Boa leitura!
O que é feedback escrito?
Feedback escrito é um tipo de feedback que se diferencia pela forma de ser entregue. Ele é composto por uma mensagem que foi pensada para ser lida posteriormente, seja em uma avaliação de desempenho, em um email, uma mensagem de texto ou aplicação de comunicação empresarial, como o Slack.
O feedback escrito se opõe ao feedback oral, que é o feedback comunicado cara a cara e no momento, por meio da conversa. Cada um deles possui suas disparidades e razões para serem escolhidos, o que analisaremos mais adiante.
O feedback escrito pode ser negativo, positivo ou construtivo, podendo variar também no quesito formal e informal.
Feedback escrito vs feedback oral: qual escolher?
Como dissemos no tópico anterior, feedbacks podem se distinguir em relação à forma como são entregues às pessoas destinatárias, isto é, se são feitas por modo de conversa ou por texto. A existência dessas ambas opções pode tornar o processo um pouco confuso, uma vez que uma pessoa pode não saber qual a melhor opção para o presente contexto. Pensando nisso, vamos apontar algumas situações em que cada um desses tipos de feedback se fazem necessários.
Complexidade da mensagem
Todo feedback conterá uma mensagem, seja ela simples ou complexa. Isso significa que você terá que avaliar se é uma situação fácil de ser compreendida e resolvida ou se é algo difícil e que provavelmente levará um pouco de tempo.
Caso seja algo simples, como um feedback positivo de felicitação, um apontamento objetivo, um lembrete, entre outros, o feedback escrito é o mais indicado. Afinal de contas, não será necessário reservar um tempo para fazê-lo ou marcar uma reunião.
No entanto, caso você esteja lidando com uma situação delicada, como um feedback negativo relacionado a comportamentos inadequados ou outras questões complexas e profundas que precisam ser debatidas, o feedback escrito não será a opção mais prática. Logo, o feedback oral é mais indicado nesses casos.
Duração da mensagem
É verdade que o feedback oral é mais pontual que o feedback escrito. Isso significa que, uma vez que você o entrega naquele momento (a menos que você utilize um gravador de voz), ele está dado e não há mais como voltar atrás. Isso é especialmente interessante para situações que precisam de uma mudança imediata.
Já o feedback escrito apresenta uma vantagem nesse caso, pois ele consegue ser mais duradouro. Se for um feedback de instrução ou algo que precisa ser visto dezenas de vezes para que surta efeito, ele é o tipo ideal, uma vez que a pessoa pode retornar e lê-lo outras vezes após sua entrega.
É por isso, inclusive, que muito se utiliza o feedback escrito em exames e avaliações escolares. Ao retomar a antiga avaliação, a pessoa poderá lembrar-se do que errou e como poderia ter feito diferente ao ler o feedback.
Intenção da mensagem
Quando o feedback é negativo e tem a intenção de corrigir algo, ou quando ele é uma sugestão sobre como tornar alguma ação mais efetiva, é interessante que ela seja entregue pessoalmente, em uma reunião cara a cara. Porém, isso não impede de que haja feedbacks escritos que sejam negativos ou construtivos, desde que também sejam feitos por canal privado.
No entanto, quando tratamos de felicitar alguém por uma conquista ou dar um feedback positivo para a equipe, pode ser interessante usar o feedback escrito e deixar ele exposto em algum lugar em que todas as pessoas possam ver, como murais ou canais do Slack.
Relacionamento
Uma das grandes desvantagens do feedback escrito é que ele não vem acompanhado de outros fatores que também influenciam na construção de sentido, como expressões faciais, linguagem corporal e tom de voz. Com isso, parte desse sentido será automaticamente completado pela pessoa que lerá. Por conta disso, uma mesma mensagem escrita pode ser interpretada de diversas maneiras, mesmo não sendo a intenção de quem a escreveu.
Logo, se você ainda não construiu um vínculo de confiança e um relacionamento com a pessoa que receberá o feedback, é melhor fazer primeiro somente feedbacks orais, em reuniões particulares, até que essa relação seja criada. Posteriormente, quando houver uma maior conexão, é mais provável que a pessoa seja capaz de deduzir quais eram suas intenções ao escrever a mensagem.
Logo, em resumo, temos:
| FEEDBACK ESCRITO | FEEDBACK ORAL | |
| COMPLEXIDADE | Para mensagens pouco complexas e mais sucintas. | Para mensagens de maior complexidade e de difícil resolução, com necessidade de debate. |
| DURAÇÃO | Duradouro, podendo ser acessado mais tarde. | Pontual, sendo entregue na hora. |
| INTENÇÃO | Funciona melhor para feedbacks positivos que podem ser vistos por todas as pessoas em locais públicos. | Geralmente escolhido para dar feedbacks negativos e construtivos em particular. |
| RELACIONAMENTO | Há a necessidade de um vínculo maior e grande confiança entre as partes envolvidas. | É especialmente indicado para pessoas que não possuem grande interação ou vínculos fortes. |
Como escrever um bom feedback escrito? 5 dicas!
Agora que compreendemos na totalidade o que é e quando entregar um feedback escrito, vamos conferir algumas recomendações para levarmos em consideração antes de começarmos a escrever nossos feedbacks escritos. Confira:
DICA 1: O FEEDBACK PRECISA SER COMPREENSÍVEL, SELETIVO E ESPECÍFICO
De todos os tipos de feedback, o escrito é o que mais precisa de atenção na hora de sua formulação. Afinal, ele ficará disponível por bastante tempo e você não saberá como a pessoa interpretará sua mensagem. Desse modo, você deve mitigar toda possível má interpretação na hora de escrevê-lo.
Para isso, o primeiro passo é usar uma linguagem simples. Abandone os jargões, as sentenças complexas e as palavras complicadas. Seja seletivo em relação à escolha de palavras e como elas se encaixam na frase. Por fim, não generalize, utilizando a maior quantidade de informações possíveis, cuidando para que a mensagem não fique muito longa.
DICA 2: NÃO PERCA O MOMENTO CERTO
O feedback não será efetivo se você entregá-lo muito tempo depois do que você quer apontar, mesmo se positivo. Logo, procure fornecer feedbacks no tempo certo, para que eles sejam úteis para quem recebe.
DICA 3: EVITE JULGAMENTOS
No feedback escrito, assim como nos outros tipos de feedback, é importante que você não apresente julgamentos, ou a pessoa que o receberá poderá se sentir desencorajada e desmotivada. Tente entregar um feedback que seja equilibrado e que deixe explícito que é a sua interpretação dos fatos.
DICA 4: CONTEXTUALIZE
Uma das dicas mais importantes é essa: contextualizar. Mesmo se o feedback for positivo, é necessário que você escreva exatamente a que fato o feedback se refere, para que a pessoa possa compreender que esse é o comportamento que deve ser reforçado, e, caso seja negativo, qual é o comportamento que deve ser evitado.
DICA 5: PONTO DE AÇÃO
Em feedbacks construtivos e negativos, você pode adicionar um ponto de ação, que é uma recomendação a ser seguida para que haja melhoria na próxima vez que a pessoa for desempenhar uma tarefa semelhante. Lembre-se que seus comentários devem ajudar a pessoa a se desenvolver para além de destacar algo que ela precise melhorar ou algo que tenha feito de errado.
Como dar um feedback escrito por email? Exemplos!
Uma das formas mais comuns de entregar um feedback escrito é via email. Afinal, é um canal privado, em que somente a outra pessoa tem acesso, além de ser uma ferramenta formal e adequada para isso. Com o aumento de equipes trabalhando em modelo remoto, essa prática se tornou ainda mais comum. No entanto, qual é a melhor forma de escrever um feedback via email?
PASSO 1: O ASSUNTO DO EMAIL
A parte de assuntos é aquela que a pessoa verá antes de qualquer coisa. Por isso, é importante deixar evidente qual é a intenção do seu email. Inclua a palavra “Feedback” para que a pessoa tenha noção disso, e acrescente alguma expressão que deixe a entender o tom dele, se positivo ou negativo. Por exemplo:
ASSUNTO: Feedback projeto Marketing — Alguns pontos a melhorar
PASSO 2: Quebre o gelo
Você não quer passar uma imagem de extrema seriedade e formalidade, mesmo que seja um feedback negativo, certo? Afinal, devemos pensar que a pessoa estará interpretando a sua maneira nossa mensagem escrita. Logo, comece falando de algo positivo, independentemente da situação. Pode ser algo simples, como uma pergunta sobre algo pessoal que demonstre preocupação:
“ Olá, XXX!
Como está se sentindo essa semana? Espero realmente que você esteja melhor daquelas horríveis dores de cabeça!”
PASSO 3: Reconheça o esforço
Independentemente da intenção do email, demonstre gratidão e reconheça o esforço da pessoa. Isso fará com que haja menores chances da mensagem ser interpretada como hostil. Veja:
“Eu queria primeiramente agradecer você por mergulhar de cabeça nesse projeto. Eu sei que ele não foi fácil e tenho certeza que você deu tudo de si.”
PASSO 4: Contextualize o feedback
Nesse momento, vamos começar a introduzir nosso feedback. Como sabemos, devemos primeiro contextualizar de maneira bem específica antes de passar o feedback propriamente dito. Por exemplo:
“Estou escrevendo para você para dar um breve feedback sobre o projeto de Marketing que você conduziu no ciclo passado e que foi encerrado esta semana.”
PASSO 5: Entregue o feedback
Esse é o momento em que você escreve o feedback. Tome cuidado para não incluir julgamentos ou questões pessoais. Atente-se também para não incluir informações como “eu teria feito isso” ou “você deveria ter feito aquilo”, referindo-se ao que foi feito. Prefira guardar conselhos e sugestões para o momento do ponto de ação. Faça com que o feedback seja limpo, direto e assertivo. Exemplo:
“O projeto começou muito bem e nem preciso dizer novamente que foi uma excelente ideia. Porém, após analisarmos as métricas, vimos que os resultados que esperávamos infelizmente não foram alcançados. Houveram alguns pontos do projeto que poderiam ter sido otimizados, enquanto houveram outros que poderiam ter sido descartados.”
PASSO 6: Explique o feedback e as consequências
Mesmo se o feedback for positivo, é importante colocar quais foram os impactos da ação tomada para que a pessoa consiga ter parâmetros para compreender o feedback. Nas questões negativas, é indicado explicar o feedback utilizando exemplos para ilustrá-lo.
“Por exemplo, na semana seguinte ao início do projeto, algumas pessoas da equipe ainda estavam buscando por auxílio e informações sobre o que deveria ser feito. Por conta disso, os primeiros resultados chegaram somente algumas semanas depois, atrasando um pouco o cronograma. Acredito que isso possa ter sido um fator importante para justificar o resultado do projeto como um todo. Como o projeto não decolou como deveria, o setor financeiro poderá reduzir um pouco o orçamento para futuros projetos.”
PASSO 7: Motive e passe pontos de ação
Caso seu feedback seja construtivo ou negativo, você precisará sugerir alguns pontos de ação para caso a tarefa seja abordada novamente no futuro. É importante deixar uma mensagem de encorajamento para que a pessoa não se desmotive e consiga utilizar o feedback como forma de aprimoramento próprio.
“Eu queria somente frisar mais uma vez que, em teoria, a ideia foi muito boa. O que aconteceu foram deslizes que foram ocasionados talvez por falta de experiência, algo que, com toda certeza, nos próximos projetos você já saberá como manusear melhor. Por isso, aqui vão algumas dicas e sugestões de como você poderia contorná-los da próxima vez:”
PASSO 8: Finalize o email e estabeleça um canal de comunicação
Ao final, despeça-se e reforce seu papel de suporte, caso a pessoa precise. Isso fará com que haja um canal de comunicação aberto entre os dois lados.
“No demais, estarei aqui caso precise. Não hesite em me pedir ajuda ou perguntar qualquer coisa caso tenha dúvidas.”
Como dar um feedback escrito na avaliação de desempenho?
Avaliações de desempenho são ferramentas utilizadas pela liderança e pelo setor de RH para colocar em métricas o desenvolvimento pessoal e profissional das pessoas colaboradoras em detrimento com os resultados da empresa. Tais avaliações ajudam a definir quais são as habilidades necessárias a serem desenvolvidas e em que pontos pode haver melhorias para aumentar a produtividade geral da empresa.
Cada empresa utiliza avaliações distintas e específicas para isso. Por conta disso, aí vão dicas mais gerais sobre como dar um feedback escrito em avaliações de desempenho.
PASSO 1: Analise avaliações de desempenho antigas
Caso a pessoa funcionária da empresa esteja há mais tempo, é capaz que ela já tenha passado por mais avaliações de desempenho. Dê uma olhada para ver se o que foi apontado em antigos feedbacks se resolveu ou se ainda é uma questão recorrente. Isso ajudará a definir o tom do feedback. Se houver melhoras em relação ao que foi apontado, é importante um feedback que seja positivo. Se não, é melhor discutir as consequências de não seguir feedbacks.
PASSO 2: Comece pelas partes positivas
Aponte o que a pessoa melhorou o que foi solucionado desde a última vez com exemplos concretos. Isso fará a pessoa saber que o trabalho dela e seu esforço estão sendo vistos e reconhecidos. Se a pessoa conseguiu cumprir com os objetivos definidos na avaliação anterior, deixe isso explícito e parabenize. Caso a pessoa tenha chegado perto, reconheça o esforço.
PASSO 3: Apresente pontos de melhoria
Demonstre, em tópicos sucintos e diretos, algumas atitudes que poderiam ter sido tomadas para que o trabalho dela tenha sido ainda mais efetivo. Dê uma explicação do motivo pelo qual esses pontos são importantes.
PASSO 4: Defina novas metas
A partir do que foi escrito no feedback acima, defina novas metas e desafios que serão abordados na seguinte avaliação de desempenho. É importante que as metas sejam breves, objetivas e compreensíveis.
PASSO 5: Finalize
No momento de finalizar, você pode escrever algo de inspirador para a pessoa com o intuito de motivá-la. É importante também deixar o canal de comunicação aberto. Uma boa ideia é pedir que a pessoa avalie seu feedback e dê outro dizendo em como você pode melhorar e se todas as informações estão bem posicionadas e fáceis de serem compreendidas.
Feedbacks escritos são formas de feedback que se destacam por estar sempre disponível para serem conferidos e ainda apresentam grande praticidade em um mundo de trabalho remoto ou híbrido, em que nem sempre é possível contar com a possibilidade de estar presente no mesmo ambiente com a outra pessoa.
Por mais que feedbacks orais ajudem bastante e sejam preferidos por diversas lideranças, o feedback escrito não perde sua função e pode cumprir com o seu objetivo caso feito da maneira correta.
Agora que você aprendeu mais sobre feedback escrito, não deixe de conhecer a comunicação não violenta, uma técnica que ajudará você a se comunicar melhor com qualquer pessoa!
