Reuniões permitem que toda a equipe esteja por dentro do andamento das atividades e tenha mais clareza para oferecer soluções aos problemas enfrentados no dia a dia. Mas será que gastar tempo com reuniões diárias é viável? Com Daily Scrum esse tempo é otimizado e gera bons resultados.
A Daily Scrum permite que possamos fazer verificações rápidas acerca das atividades que vão ser trabalhadas ao longo do dia, bem como a possível solução para os problemas apresentados pelo time. A Daily Scrum pode durar no máximo 15 minutos, portanto não é cansativa e é a mais indicada em uma organização.
Saiba como começar a aplicar esse tipo de reunião forma assertiva no seu time com os tópicos que preparamos para você:
- O que é o Daily Scrum?
- Quando realizar a Daily Scrum?
- Quem deve participar do Daily Scrum?
- Quais as 3 principais perguntas feitas no Daily Scrum?
- GIFTS: os 5 pilares que esperamos do Daily Scrum!
- Qual a importância do Daily Scrum?
- 8 dicas para fazer um bom Daily Scrum!
- Quais as diferenças entre Daily Scrum e Status Meeting?
- Quais as vantagens de aplicar a Daily Scrum?
- O que fazer após a Daily Scrum?
O que é o Daily Scrum?
É uma reunião diária de planejamento com duração de no máximo 15 minutos, onde é apresentado o que foi feito no dia anterior, planejadas as atividades para o dia atual e relatados os problemas e propostas soluções para eles.
A Daily Scrum garante uma boa comunicação entre as pessoas que participam do time e também um melhor rendimento no planejamento das atividades. Além disso, cria uma cultura de sucesso no ambiente de trabalho ágil, pois permite que as reuniões tenham um objetivo e um foco, reduzindo os obstáculos e organizando o time com suas respectivas atividades.
Quando realizar a Daily Scrum?
A Daily Scrum deve ser utilizada para alinhamento de tarefas e obter uma compreensão geral sobre as atividades da equipe: do que foi feito no dia anterior, do que precisa ser feito no dia vigente, dos problemas a serem enfrentados e das possíveis soluções, onde os compromissos são delegados e alinhados da forma correta.
Quem deve participar do Daily Scrum?
No Daily Scrum deve participar toda a equipe de desenvolvimento, porém as pessoas Scrum master e Product owner não são participantes ativas nem obrigatórias e fazem apenas o papel de ouvintes quando participam. Sendo assim, não podem delegar tarefas, pois isso irá comprometer a auto-organização do time e desestimular a equipe.
Quais as 3 principais perguntas feitas no Daily Scrum?
No Daily Scrum não usamos métodos para resolver problemas ou para solucioná-los, isso é feito particularmente com as pessoas envolvidas após a reunião. Contudo, utilizamos algumas estratégias que deixarão a equipe mais organizada, com um melhor conhecimento sobre o fluxo das atividades e que medidas tomar para cada problema enfrentado.
Dentre algumas estratégias, a que ganha um grande destaque são as perguntas que são feitas para coleta de informações sobre as atividades desempenhadas ao longo dos dias: o que você fez ontem? O que você fará hoje? Existe ou existiu algum impedimento para realizar tal tarefa?
O que você fez ontem?
Esse é o passo inicial para se entender como cada pessoa da equipe trabalhou em suas atividades no dia anterior. As informações são coletadas e analisadas para identificar quais foram os problemas que levaram aos erros e qual estratégia realizar.
A produtividade da pessoa colaboradora pode ser avaliada durante esse questionamento de tal forma que possa ser avaliado também o rendimento em relação às tarefas do dia anterior.
O que você fará hoje?
Através dessa pergunta fazemos o levantamento de todas as informações referentes às atividades da etapa anterior, delegando o que deve ser feito para o dia vigente e fazendo uma separação dos níveis de urgência dessas atividades.
Como em uma pirâmide, as tarefas mais urgentes ficam no topo para serem executadas com mais agilidade e as demais, menos urgentes, mas não menos importante, para serem resolvidas posteriormente.
Dada a separação de graus de urgência das atividades, as tarefas são delegadas para cada um do time e com isso o trabalho ficará mais organizado para, de forma assertiva, a equipe obter ótimos resultados.
Existe/existiu algum impedimento para a realização das tarefas?
É nesta etapa que ouvimos cada pessoa colaboradora e quais as dificuldades que a mesma está enfrentando na sua atividade. Com isso, buscamos o direcionamento correto e assertivo para mudar essa realidade dando continuidade na atividade e alcançando os objetivos e metas traçadas.
GIFTS: os 5 pilares que esperamos do Daily Scrum!
No Daily Scrum, podemos esperar que 5 pilares sejam fortalecidos e eles formam a sigla GIFTS (que, em inglês, significa “presentes”). Os 5 pilares do Daily Scrum são:
1. Good Start
Uma boa reunião de alinhamento, que tenha um bom começo, com foco e organização para atingir as metas definidas, é uma boa forma de iniciar o dia.
2. Improvement
Este pilar tem como objetivo promover a melhoria contínua das atividades, bem como das pessoas colaboradoras para manter um padrão de organização e produtividade.
3. Focus
Este pilar retrata como devemos direcionar nossa atenção para uma tarefa específica. É preciso evitar o acúmulo de tarefas para focar em apenas uma. Concentrar-se em um quadro de tarefas focado só no status do problema acarretará em perda de tempo e atrasos nas entregas.
É preciso que o time evite distrações e reuniões desnecessárias para que o foco possa ser mantido e a entrega ser feita no prazo estimado.
4. Team
A importância desse pilar é reforçar o senso de equipe, respeitando a individualidade de cada pessoa colaboradora, bem como na responsabilidade que cada uma desempenhará para conquistar os objetivos do time.
5. Status
Esse pilar se resume em como as tarefas anteriores foram feitas, pois a partir desse levantamento podemos ter um norte de como fazer para buscar soluções de melhorias nas atividades que tiveram impedimento e entregar resultados conclusivos em tempo ágil.
Qual a importância do Daily Scrum?
Manter uma rotina com reuniões de Daily Scrum trás muitos benefícios para toda a organização, isso porque ajuda as pessoas desenvolvedoras a descobrir soluções alternativas para os problemas que estão enfrentando. Quando criamos essa rotina, criamos também responsabilidades em todas as pessoas da equipe e isso ajuda na realização das tarefas de cada uma.
A transparência durante a Daily Scrum é um hábito bastante relevante, pois garante que tenhamos o status real do que está se passando com cada pessoa do time acerca de suas atividades, além de fortalecer o conceito de objetivos comuns da equipe. Uma equipe trabalha em grupo e qualquer impedimento levantado durante a reunião com uma pessoa integrante pode ser solucionado com outras pessoas da equipe que saibam como ajudar e possam fazê-lo.
Portanto as reuniões de Daily Scrum são importantes na verificação de status das atividades de um time para um bem comum dentro de uma organização.
8 dicas para fazer um bom Daily Scrum!
Existem vários meios para se fazer uma Daily Scrum eficaz e menos cansativa. Vejamos abaixo 8 dicas que farão com que sua Daily Scrum tenha um grande destaque.
1. Organizar horário para Daily Scrum
É de suma importância manter os horários de uma Daily Scrum fixos todos os dias para garantir a organização de todo time. Por se tratarem se reuniões para levantamento de atividade, geralmente são feitas pela manhã ou no início do expediente da equipe. Isso criará uma rotina fixa e trará mais foco para a solução das atividades que serão realizadas ao longo do dia.
2. Apenas 15 minutos de Daily Scrum é o ideal!
Reuniões que ultrapassam mais de 15 minutos podem gerar a perda do foco e se tornar bastante cansativa. Sendo assim, o ideal é que o time seja constituído de no máximo 12 pessoas para que cada uma tenha um pouco mais de 1 minuto de espaço de fala.
3. Manter o time unido durante o Daily Scrum
Respeitar a individualidade mas sem afastar as pessoas é o que torna o ambiente corporativo colaborativo. Unir as pessoas do time para que possam interagir acerca dos assuntos abordados é uma prática bastante indicada, bem como manter as reuniões padronizadas no mesmo horário e ambiente.
4. Se preparar antes para saber o que falar na Daily Scrum
Estar por dentro dos assuntos que serão abordados na Daily Scrum é uma conduta obrigatória, pois é antiético chegar numa reunião sem saber nada sobre o assunto e dessa forma não estar apto a trabalhar nas melhorias das tarefas ao longo do dia.
5. Anotar todos os pontos para solucionar depois
Durante a Daily Scrum não resolvemos os problemas, isso acontece depois ao decorrer do dia. Portanto, devemos interagir de forma colaborativa com o time para que, na hora que alguém disser seus impedimentos, anotarmos para depois da reunião tentarmos ajudar na solução do problema em conjunto.
6. Se não está gerando valor deve ser avaliado
Quando a Daily Scrum não está mais atingindo os objetivos e há uma desestimulação por parte do time, devemos avaliar o que está acontecendo para poder fazer melhorias.
7. Autonomia do time
Todo o time deve participar durante a reunião da Daily Scrum. Por boas práticas, a pessoa Product Owner e a Scrum master não precisam estar presentes, pois o Scrum Team pode acabar concentrando o foco nessas pessoas. Isso acarreta em erros de comunicação e perda de autonomia com o resto do time.
8. Saber como uma Daily Scrum deve ser finalizada
Saber como começar é de suma importância, porém devemos saber como terminar uma Daily Scrum de forma efetiva. Uma boa Daily Scrum é aquela que não exceda o limite máximo do tempo para que não se torne cansativa. Quem conduz a reunião deve saber como fazer para que na hora que todos já tenham falado, sinalizar que acabou e todos poderão seguir para suas atividades diárias.
Quais as diferenças entre Daily Scrum e Status Meeting?
A Daily Scrum é uma reunião onde a equipe de desenvolvimento cria um plano para executar as atividades ao longo do dia e não uma atualização de status para as partes interessadas. Diferentemente do Daily Scrum, o Status Meeting é conduzido pela pessoa Product Owner, gerente de projeto ou até mesmo as líderes de equipe. Nela, são fornecidos status de atualizações sobre as tarefas nas quais estão trabalhando, bem como todo monitoramento acerca dessas atividades.
Quais as vantagens de aplicar a Daily Scrum?
Com as Daily Scrums podemos reduzir o tempo gasto com reuniões cansativas e economizamos esse tempo para trabalhar em cima das atividades ao longo do dia.
Além disso, acumular problemas acarreta em atrasos nas tarefas e consequentemente baixo rendimento da equipe, prejudicando toda uma organização. Criar uma rotina com uma reunião rápida e eficaz reduz o acúmulo de problemas que podem surgir se deixarmos de lado esses impedimentos e esperar dias ou semanas para fazer essa avaliação.
Portanto, ao utilizar Daily Scrum para verificar status de tarefas diariamente obtemos uma agilidade maior nos problemas a serem solucionados bem como ganho em toda produtividade dentro da empresa.
O que fazer após a Daily Scrum?
Após a Daily Scrum temos que atualizar o status do andamento dessas atividades para deixar tanto a equipe informada quanto o projeto organizado.
Existem quadros de gestão para manter a organização de uma sprint backlog, e um deles como exemplo é o Trello, onde podemos atualizar o status das atividades e é de suma importância que a pessoa Product Owner inspecione as atualizações que o time faz acerca das atividades.
Conclusão
As Daily Scrums ou reuniões diárias ajudam as empresas a se manterem engajadas e atualizadas. O que destaca essas reuniões dos demais tipos é a criação de uma rotina de organização para alinhar todas as pessoas da equipe com suas respectivas atividades.
São boas práticas fazer as Dailys no mesmo local e horário, por no máximo 15 minutos. Com isso, o time tem a oportunidade de se encontrar diariamente, gerando aproximação, engajamento em prol de um mesmo propósito e alinhamento de valores para a empresa.
A Daily Scrum não visa policiar cada pessoa integrante do time, mas sim compreender como está a atividade de cada uma para poder tentar ajudar com as soluções a serem desenvolvidas. Portanto, implantar a Daily Scrum em uma organização dará mais autonomia para todos de um time, bem como aumento e ganho se tratando de produtividade.
Além de saber fazer uma reunião que traga bons rendimentos e sucesso, precisamos aprender como fazer para que os assuntos abordados sejam passados com clareza para todo o time, bem como cada integrante do time deve ter uma boa comunicação para deixar tudo esclarecido e entendível a todos. Para isso existem técnicas para uma boa comunicação em uma organização. Vamos conhecer?
