A comunicação empresarial é um conceito importante pois não nos comunicamos igual dentro de uma empresa como em outras situações cotidianas.
Tal vertente da comunicação se fez necessária a partir do momento em que diversas pessoas empreendedoras começaram a notar que a presença ou ausência dessa prática era fator crucial para seu sucesso.
No entanto, pode não ser tão simples reconhecer se nossa empresa (ou a empresa em que trabalhamos) tem uma boa comunicação empresarial. Como podemos saber, então, se estamos no caminho certo?
Pensando nisso, preparamos um guia sobre essa forma de comunicação para que você possa reconhecer, aprender e aplicar em seu ambiente de trabalho, garantindo um maior sucesso nas relações e um grande impacto na produtividade. Confira:
- O que é comunicação empresarial?
- Qual a importância da comunicação empresarial?
- 7 tipos de comunicação empresarial!
- Quais as diferenças entre comunicação empresarial e comunicação organizacional?
- Como a comunicação não verbal atua na comunicação empresarial?
- 10 motivos de porque a comunicação empresarial é essencial para sua empresa!
- 4 razões do porquê a comunicação empresarial pode não estar sendo eficaz
- 6 ferramentas da comunicação empresarial!
- Como melhorar a comunicação empresarial em 5 passos!
Boa leitura!
O que é comunicação empresarial?
Comunicação empresarial é o processo de troca e compartilhamento de informações dentro e fora da equipe de uma empresa, com intuitos variados.
Essa comunicação envolve a relação direta entre pessoas colaboradoras entre si, entre lideranças, entre diferentes níveis hierárquicos e, também, da marca para com as pessoas consumidoras. Logo, comunicação empresarial é um fluxo constante de informação que serve como estrutura para uma organização.
É importante deixar explícito que a comunicação empresarial não é um tipo de comunicação, afinal, ela não acontece de maneira orgânica. A comunicação empresarial se assemelha mais a uma técnica ou ferramenta que serve para otimizar as relações de trabalho em um ambiente organizacional.
Além dessas definições, também podemos traduzir esse conceito para:
- Um sistema que é encarregado de promover mudança em toda a estrutura da organização;
- Uma troca de pontos de vistas, ideais, opiniões e informações relacionadas a uma empresa com as partes interessadas;
- Processo de comunicação que ocorre entre duas ou mais pessoas dentro de um contexto empresarial.
Qual a importância da comunicação empresarial?
A comunicação empresarial é o fator que assegurará que os processos de uma empresa estejam sendo bem aproveitados e produtivos. Com um bom relacionamento no geral, menores erros serão cometidos e haverá menor desperdício de tempo e recursos.
Além disso, algumas empresas foram capazes de notar empiricamente que há uma relação entre a felicidade, motivação e engajamento de pessoas colaboradoras com a comunicação. E isso não é tão difícil de se compreender, afinal, se sentimos que as outras pessoas nos escutam e temos espaço para compartilhar nosso ponto de vista, nos sentiremos parte importante daquele conjunto.
Com essa melhora nas relações interpessoais, o clima organizacional é bastante impactado, melhorando consideravelmente. Além disso, como a melhor propaganda é aquela que vem de dentro, pessoas colaboradoras felizes significa pessoas falando bem da empresa e de como é trabalhar nela, melhorando também a imagem da empresa.
Logo, a comunicação empresarial é um fator importantíssimo para o crescimento e desenvolvimento da empresa, para além dos benefícios causados à imagem da marca.
7 tipos de comunicação empresarial!
A comunicação empresarial acontece de diferentes formas, com diferentes fluxos de informação. Isso significa que há distintos movimentos que podem acontecer dentro de um processo de comunicação de uma organização, e todos eles devem ser reconhecidos.
Abaixo, você encontrará os diferentes formatos na qual a comunicação empresarial pode ser reconhecida dentro de uma organização. Confira:
TIPO 1: INTERNA
A comunicação empresarial interna refere-se a toda aquela comunicação que ocorre dentro da empresa, entre as pessoas envolvidas em sua construção e funcionamento. Logo, estamos falando de comunicação que ocorre entre pessoas colaboradoras, liderança e diretoria. Normalmente, esse tipo de comunicação é sigilosa pois compreende informações relevantes e importantes que seriam prejudiciais caso alguma concorrência se apropriasse delas.
Essa comunicação é normalmente assegurada por uma cláusula de confidencialidade que é presente no contrato de admissão de cada pessoa colaboradora. Dessa forma, a comunicação interna é voltada apenas para a regulação dos processos internos da empresa.
Esse tipo de comunicação empresarial é uma categoria guarda-chuva maior que engloba outros tipos de comunicação interna. Ela é o pilar mais importante da comunicação empresarial, uma vez que, sem a sua existência, as demais não teriam onde se estruturar.
Abaixo, vamos quebrar esse tipo em mais de um fluxo interno para fins didáticos, porém, é necessário compreender que a comunicação interna é uma só e que ela flui para todos os lados simultaneamente, a todo instante, como se fosse o sistema cardiovascular da empresa.
TIPO 2: INTERNA ASCENDENTE
Essa comunicação, como o próprio nome diz, ocorre somente entre as pessoas envolvidas na empresa, porém, tem como ponto de partida pessoas colaboradoras de níveis hierárquicos inferiores e “ascende”, ou seja, sobe na escala para pessoas superiores.
Esse tipo de comunicação geralmente se estrutura no formato de relatórios de desempenho, feedbacks, reports, avaliações, apresentações de dados estatísticos, etc.
TIPO 3: INTERNA DESCENDENTE
Oposta à comunicação interna ascendente, a descendente segue o mesmo princípio, porém com direções contrárias. A informação é gerada em partes mais elevadas hierarquicamente de uma empresa e “desce” para outros níveis hierárquicos.
Logo, encontramos muito esse tipo de comunicação quando estamos lidando com ordens e orientações da direção, instruções da gerência, regulações, posicionamento da pessoa líder, entre outros.
TIPO 4: INTERNA HORIZONTAL
A comunicação interna horizontal ocorre quando pessoas colaboradoras de mesmo ou semelhante nível hierárquico compartilham informações. Logo, como a informação não precisa viajar entre diferentes níveis organizacionais, a comunicação se dá horizontalmente, no mesmo eixo.
Esse tipo de comunicação empresarial é o mais importante quando pensamos em engajamento e produtividade da equipe. Para que funcione, essa comunicação deve acontecer entre pessoas que trabalham em áreas próximas ou relacionadas, pois devem compartilhar um contexto semelhante.
TIPO 5: INTERNA TRANSDIRECIONAL
Esse é um tipo de comunicação que rompe ligeiramente com a rígida estrutura do nível hierárquico, uma vez que ele tem a intenção de promover a troca de informação e interação entre áreas que normalmente não estão relacionadas entre si.
Dessa forma, estamos falando de uma comunicação que contém lados que não estão inseridos no mesmo contexto e precisam trabalhar juntos para conquistar um determinado resultado em comum.
Para exemplificar essa situação, vamos supor que uma empresa multinacional tenha sede em diferentes regionalidades. Suponhamos que duas dessas regiões geográficas correspondam a diferentes países, com operações completamente distintas. No entanto, com a criação de um novo produto, essas duas regiões precisam unir suas operações para providenciar seu desenvolvimento.
Um exemplo interno mais sutil seria a participação de departamentos completamente distintos em uma única operação. Vamos supor que a área de RH precisa introduzir um novo treinamento para a equipe de desenvolvimento. Nesse caso, cada setor terá processos diferentes, uma linguagem técnica em áreas diferentes e, por isso, cada lado precisa providenciar uma forma de ser compreendido pelo outro.
TIPO 6: INTERNA DIAGONAL
Esse tipo de comunicação funciona quando pensamos que uma empresa, depois de constituída, também se torna uma entidade que pode se comunicar por conta própria. A partir do momento que ela ganha uma marca e um conceito, ela demandará determinados tipos de posicionamento para que siga coerente.
Dessa forma, há um tipo de comunicação que irradia da existência da organização para todos os níveis, setores e operações, sejam quais forem, simultaneamente. Essa comunicação pode ser representada, portanto, com a informação surgindo do núcleo para todos os níveis e posicionamentos organizacionais.
Exemplos mais nítidos dessa comunicação empresarial são os valores da empresa, sua missão e a visão que ela ganha ao posicionar-se no mercado.
TIPO 7: EXTERNA
A partir do funcionamento da comunicação interna, algumas equipes e setores são responsáveis pela comunicação da empresa com o mercado. Ou seja, estamos falando da marca, do posicionamento no mercado, da interação direta com o público consumidor. Essa comunicação deve traduzir a essência da empresa em uma única e potente mensagem, que deverá ser transmitida para fora, externamente.
Ao mesmo tempo, essa mensagem oferecerá um retorno, um feedback, do mercado. Isso poderá influenciar na popularidade da imagem da empresa, na venda de produtos e na opinião do público geral sobre ela. Logo, esse tipo de comunicação é um fluxo circular simultâneo, um constante relacionamento entre marca e público.
A comunicação externa se concretiza na prática por meio de comerciais, posicionamentos em mídias sociais e interação com o público geral. Inversamente, o feedback surge na forma de enquetes, pesquisas, número de vendas, engajamento e opinião do público.
Quais as diferenças entre comunicação empresarial e comunicação organizacional?
Apesar de ser possível utilizar “comunicação organizacional” para referir-se a uma comunicação empresarial, o inverso não ocorre. E por quê? A principal razão para isso é que existe uma brutal diferença entre os termos “empresarial” e “organizacional”. Vamos esmiuçá-los um pouco adiante:
- organizacional: essa palavra deriva de organização. Ou seja, a comunicação organizacional é referente àquela que se dá dentro de uma organização. Uma empresa é um tipo de organização, mas não é o único. Ainda há organizações não governamentais, organizações sem fins lucrativos, etc. Todas essas organizações terão uma necessidade por uma comunicação que pode não corresponder àquela exigida por uma empresa, especificamente.
- empresarial: aqui, estamos falando especificamente de uma empresa, ou seja, uma entidade que visa a inserção no mercado para comercialização de serviços ou produtos com intenção de lucrar. Apesar de ser uma organização, ela não corresponde à totalidade desse termo.
Logo, como vimos, a comunicação organizacional é aquela que se dá dentro de uma organização que não necessariamente é uma empresa. Assim, como a comunicação empresarial pode ser alocada dentro da organizacional, podemos substituí-las nesse contexto, mas não no inverso, uma vez que existem outras organizações além de uma empresa.
Como a comunicação não verbal atua na comunicação empresarial?
De acordo com pesquisas realizadas na área de comunicação, acredita-se que a comunicação não verbal (em sua totalidade), esteja presente em mais da metade de um processo de comunicação comum. Palavras podem constituir somente 7% desse processo. Em empresas, isso não seria diferente.
A comunicação não-verbal está presente, por exemplo:
- No tom empregado para falar com pessoas em uma reunião;
- No posicionamento do corpo;
- Em reuniões digitais, no fato de você ligar ou não sua câmera;
- Nas expressões faciais;
- Na distância em que você se posiciona em relação às outras pessoas;
- Na postura durante o dia a dia;
- Na ênfase dada a determinadas informações;
- Na presença ou ausência de contato visual;
- etc.
Por isso, seja você uma pessoa colaboradora ou líder de um setor, você deve pensar igualmente no que você está comunicando quando não está falando. Isso é muito importante para reforçar a comunicação empresarial, uma vez que a forma como nos comportamos pode ser o que deixará uma outra pessoa confortável ou desconfortável.
Caso você seja uma liderança ou ocupe cargos altos na empresa, considere investir em treinamentos para leitura, reconhecimento e utilização de linguagem não verbal em ambientes corporativos. Além de reforçar a comunicação empresarial, ainda será possível trabalhar uma comunicação interpessoal mais sadia e eficaz.
10 motivos de porque a comunicação empresarial é essencial para sua empresa!
Agora que sabemos mais sobre a comunicação empresarial, vamos entender o que torna esse conceito tão imprescindível em um ambiente de trabalho. Abaixo, você encontrará motivos de porque você deveria prestar mais atenção a isso. Confira:
RAZÃO #1: Evita o desaparecimento de informações
Já pediu para outra pessoa entregar um recado para alguém, transmitiu uma informação em um relatório ou escreveu uma mensagem para outra pessoa, porém, ao questionar em uma oportunidade futura, foi-lhe dito que essa informação nunca chegou à pessoa destinatária? Ou então, ao procurar algo que você tinha certeza que foi informado, você não encontra vestígios da informação?
Pois saiba que o desaparecimento de informações dentro de uma empresa (especialmente em empresas de grande porte) é um problema comum e você não está só.
Ao investir em comunicação empresarial é possível criar fluxos específicos de informações importantes, além de um protocolo específico para ser seguido. Assim, todas as informações chegarão às pessoas destinatárias com sucesso.
RAZÃO #2: Tira a grande carga da comunicação via email
Apesar de já estar aí há bastante tempo, os canais de comunicação via email ainda são muito utilizados pelas empresas. No entanto, pessoas especialistas chegaram à conclusão de que grande parte das informações importantes acabam se perdendo em nossa caixa de email, pois normalmente elas estão muito lotadas.
Parte da premissa de uma boa comunicação empresarial é a utilização de mais canais de comunicação e ferramentas específicas para cada contexto, deixando a nossa caixa de entrada livre para o que realmente importa.
RAZÃO #3: Promove a manutenção da comunicação interna transdirecional
Como explicamos acima, a comunicação interna transdirecional é aquela que acontece entre departamentos, diferentes setores ou operações de uma mesma empresa. Como sabemos, essa comunicação pode ser muito complicada pela distância e falta de contexto entre ambas as partes envolvidas nesse processo, já que, muitas vezes, pode ser que elas não falem nem mesmo a mesma língua.
Pensar uma comunicação empresarial envolve também pensar em medidas que diminuam essa distância, tornando possível e eficaz essa interação. Algumas delas podem incluir treinamentos gerais de tempos em tempos, eventos descontraídos para conexão entre todas as pessoas colaboradoras e formações em áreas multidisciplinares.
RAZÃO #4: Permite a existência de trabalho remoto
Após a pandemia do coronavírus, a rotina híbrida ou completamente remota tornou-se uma realidade para diversas empresas. Em meio à urgência de digitalizar, muitas acabaram não realizando esse processo por completo, tendo de lidar com diversos problemas de comunicação.
Uma comunicação empresarial deve pensar em formas de trabalhar com equipes ou pessoas colaboradoras de maneira remota, fazendo com que essas pessoas sejam e se sintam tão incluídas quanto as que estão presencialmente na empresa. Apesar do desafio, nenhuma comunicação empresarial contemporânea seria realmente eficaz sem isso.
RAZÃO #5: Aumenta a produtividade de pessoas colaboradoras
Grande parte dos pedidos de demissão e da insatisfação no trabalho surge do sentimento de falta de reconhecimento e pouca valorização. Em um ambiente empresarial em que pessoas colaboradoras sentem que a liderança lhes dá ouvidos, trata com respeito, equidade e permite que elas se expressem, haverá maiores chances de uma satisfação geral maior, que resultará em motivação, engajamento e, finalmente, em uma maior produtividade.
RAZÃO #6: Transforma pessoas colaboradoras em embaixadoras da marca
Pessoas embaixadoras de uma marca são aquelas que levam o nome da empresa e espalham os benefícios dela. A partir do que foi dito no tópico anterior, uma outra vantagem de ter pessoas colaboradoras satisfeitas em trabalhar em determinada empresa é que elas mesmas disseminarão as vantagens e pontos positivos disso, impactando positivamente na marca e na imagem pessoal.
RAZÃO #7: Ajuda na construção de uma cultura organizacional consistente
A cultura organizacional é o termo que engloba todos os processos relacionados ao pessoal de uma determinada organização. Na empresa, estamos falando das pessoas colaboradoras, liderança, diretoria, da interação que se estabelece entre elas, da linguagem adotada, da própria comunicação, do clima organizacional, dos valores, da aplicação da missão…
Enfim, como podemos ver, há muitas coisas que contribuem para uma cultura organizacional. Quanto mais coerente, consistente e forte for a cultura organizacional, mais forte será o vínculo entre as pessoas colaboradoras e a marca. Isso se reflete especialmente na relação que outras pessoas, alheias à empresa, terão ao entrar em contato com os produtos ou serviços oferecidos pela marca.
RAZÃO #8: Mantém as pessoas colaboradoras na empresa por mais tempo
Um dos grandes problemas enfrentados por determinadas empresas atualmente é a grande rotatividade de pessoas colaboradoras. Isso é especialmente ruim pois a contratação, demissão e treinamento são processos onerosos. Logo, quanto mais tempo uma pessoa colaboradora se mantiver, melhor será. Porém, há algo que poucas empresas sabem:
Atualmente, a geração Z é aquela que está marcando sua presença no mercado de trabalho. Como essa geração se desenvolveu juntamente com a internet e o mercado tecnológico, informação é crucial para mantê-las por perto. Logo, se a empresa não parecer transparente e apresentar uma estrutura rígida mais tradicional, as chances dessa nova geração querer ficar serão mínimas.
Com uma comunicação empresarial mantendo uma transparência adequada dentro dos processos da empresa, as pessoas colaboradoras mais jovens se sentirão impelidas a ficar e construir carreira nessas organizações.
RAZÃO #9: Aumenta a satisfação de clientes
Pense quantas vezes você já não tentou entrar em contato com o atendimento ao cliente de um serviço e, depois de exaustivas horas tentando resolver a situação, nada adiantou. A sensação que fica é que a empresa não se importa com você e que há muita desorganização. Isso fragiliza a marca e a relação com clientes.
Com uma comunicação interna eficaz, processos funcionais e protocolos consistentes e relevantes, a comunicação externa será bem mais efetiva. Com isso, clientes e pessoas acionistas terão a correta impressão de que tudo está sendo gerenciado de maneira profissional.
Essa visão de que há uma ordem e organização interna ajudam a aumentar a confiança na marca, o que, indiretamente, fará com que a satisfação seja ainda melhor.
RAZÃO #10: Seu negócio trará menores dores de cabeça
Se você é CEO, líder ou responsável de algum setor de uma empresa, certamente você não quer ter seu trabalho interrompido para que você tenha que resolver todo e cada pepino que aparecer. Grande parte desses desencontros são frutos de má comunicação e poucas instruções fornecidas.
Se as equipes e pessoas colaboradoras tiverem o devido preparo e houver protocolos, regras e normas para seguir que viabilizem uma comunicação empresarial adequada, grande parte desses problemas poderão ser resolvidos antes mesmo de existirem.
4 razões do porquê a comunicação empresarial pode não estar sendo eficaz
Se você está analisando a comunicação empresarial da sua empresa e não sabe exatamente o lugar em que ela está falhando, ou então deseja implementar novos recursos e quer saber em quais pontos geralmente há problemas, vamos mostrar quais são as principais razões para as empresas não conseguirem um bom resultado. Confira:
1. Informação importante não recebe o destaque necessário
Precisamos aceitar a realidade: estamos nos comunicando o tempo inteiro. Pessoas colaboradoras vão enviar todo tipo de informações umas para as outras, desde memorandos importantes até memes e piadas. Não há como evitar isso e proibir esse tipo de contato não só trará um clima de desmotivação como fará com que o tipo de liderança se torne um pouco autoritário e rígido.
Como isso pode não ser uma solução adequada, como podemos fazer para que a informação importante se destaque de qualquer outro tipo de informação? Simples: proporcionando um canal exclusivo para informações importantes. Do contrário, o erro se repetirá e mais informações importantes continuarão a desaparecer.
2. Nem todo mundo recebe o memorando
Já reparou que, por mais que se tente, nem todo mundo saberá a informação que deveria saber? Em partes, o erro pode ser da pessoa colaboradora que não se atentou, ou da própria liderança, que esqueceu de informar determinadas pessoas. Seja como for, somente parte das pessoas colaboradoras receberem uma informação que é de vital importância para a companhia como um todo é uma das maiores falhas que ocorrem na comunicação empresarial.
3. Informações com pouca ou nenhuma veracidade comprovada
Não é somente a política e a sociedade que sofrem com notícias falsas. Boatos, rumores e outras informações sem fonte também podem prejudicar a comunicação empresarial. Por isso, é importante ter um canal oficial que sempre fornecerá informações que são honestas, relevantes e comprovadamente verdadeiras.
Adicionalmente, informações que mesclam interesses pessoais ou questões íntimas com negócios podem prejudicar a integridade e valor do que é transmitido. Por isso, é importante manter essas informações mais importantes em um tom formal e estritamente profissional.
4. Desigualdade de informações no regime remoto
Com a dificuldade em adaptar-se a esse novo modelo, muitas empresas ainda não compreenderam como comunicar-se com equipes que estão em trabalho remoto ou home office. No entanto, isso também constitui um gravíssimo problema de comunicação, já que muitas pessoas relatam sentirem-se alheias ao processo de comunicação da empresa, já que muitas informações só se dão pessoalmente, em reuniões presenciais.
6 ferramentas da comunicação empresarial!
Você pode estar se perguntando agora “Ok, mas o que eu posso usar então para modificar a comunicação na minha empresa?”. Pensando nisso, vamos demonstrar algumas ferramentas pelas quais a comunicação empresarial normalmente se dá. Confira:
- Ferramentas de comunicação online
Atualmente, muitas ferramentas foram criadas para auxiliar na organização de processos e na comunicação de equipes online. Algumas das ferramentas para troca de informações mais utilizadas são o Slack e o Trello.
- Reuniões
Pode parecer óbvio, mas as reuniões e encontros constituem as melhores formas de se transmitir informação, pois permitem uma troca instantânea, para além da transmissão de outras informações não verbais. Uma das dicas é não exagerar na quantidade de informações. Muitas vezes, é mais eficaz transmitir informações por outros meios. As reuniões podem se dar de três modos
- Telefone;
- Virtualmente, por meio de ferramentas como Zoom;
- Presencialmente.
- Documentação
Uma ferramenta um pouco mais tradicional (mas que ainda tem seu valor) é a documentação. Estamos falando de relatórios, documentos, memorandos, formulários, avaliações de desempenho, etc.
- Apresentações
Uma outra forma de comunicar com bastante eficiência e ainda garantir um aprendizado é por meio de reuniões. Caso seja necessário uma exposição de muitos dados e números, recomenda-se a utilização de técnicas como Storytelling com Dados.
- Fóruns internos
Fóruns são espaços de comunicação interna disponibilizados para que pessoas colaboradoras possam trocar informações e ajudar umas às outras com informações pertinentes. Se alguém estiver com dificuldades em uma tarefa, por exemplo, ela pode deixar um post para que outra pessoa que saiba como realizá-la a responda.
- Pesquisas
Pesquisas são uma ótima forma de conseguir informações sobre situações específicas, como satisfação geral de pessoas colaboradoras e sugestões de melhorias. Além disso, ainda demonstra um canal aberto para recomendações e opiniões.
Como melhorar a comunicação empresarial em 5 passos!
Caso você não saiba muito bem por onde começar a implementar mudanças na empresa para melhorar a comunicação empresarial, propomos aqui 5 passos para ajudar você nesse processo. Confira:
PASSO 1: Avaliar a atual situação da comunicação empresarial
A primeira coisa a se fazer é determinar a que pé está a comunicação empresarial da sua empresa. Pode ser que ela já esteja boa, necessitando somente de alguns ajustes, ou pode ser que ela ainda não esteja completamente estabelecida.
A melhor forma de reconhecer o que precisa ser melhorado na empresa é por meio dos maiores problemas que ela enfrenta. Grande parte deles (senão todos) provavelmente sofrem em algum ponto com a interferência de uma comunicação pouco eficaz. Alguns desses problemas podem ser:
- Pessoas colaboradoras pouco satisfeitas;
- Dificuldade em manter pessoas trabalhando na empresa por muito tempo;
- Pouca transparência em processos;
- Dificuldade em rastrear informações;
PASSO 2: Pensar sobre possíveis soluções para esses problemas
Após saber quais são exatamente os pontos em que a comunicação está falhando, você será capaz de realizar um brainstorming e pensar o que poderia ser feito a curto e longo prazo para resolver a situação. É importante ter noção de que a intenção não é começar a agir logo de cara, pelo contrário. A ideia é levantar essas hipóteses para que durante os próximos passos seja mais fácil ter um direcionamento.
Algumas dessas possíveis soluções poderiam incluir:
- Colocar metas para satisfação e retenção de pessoas colaboradoras;
- Medir a satisfação de clientes;
- Ter controle sobre a quantidade de projetos finalizados dentro de um período de tempo;
- Ferramentas novas e tecnológicas que poderiam ser adotadas;
- etc.
PASSO 3: Explorar a fundo as relações da empresa
Esse é talvez o passo mais longo, demorado e trabalhoso, uma vez que necessitará de uma análise cautelosa na estrutura organizacional da empresa. Você pode mobilizar alguma equipe para ajudar nessa questão, caso seja necessário.
Esse passo exige explorar como funcionam os fluxos de comunicação na empresa minuciosamente. Isso significa traçar e documentar quais setores conversam entre si, quais departamentos são envolvidos em cada operação, etc. Após isso será necessário classificá-los em categorias. Você pode criar categorias que satisfaçam as necessidades da empresa, ou, você pode usar os tipos que foram apresentados um pouco mais acima no texto.
A ideia por trás desse passo é compreender qual a forma que a comunicação se dá e como ela deveria se dar entre todas as relações internas. Isso ajudará no mapeamento de possíveis dificuldades e gargalos.
Ao fazer isso, pergunte-se:
- Cotidianamente, quem fala com quem dentro da empresa? Essas relações mudam semanalmente, mensalmente, bimestralmente ou semestralmente?
- Quais são as estratégias comunicativas adotadas por cada liderança e como elas avaliam o progresso?
- Há reuniões ou encontros desnecessários acontecendo?
- Como funciona o processo de aprovação de documentação? Quem são as pessoas responsáveis por isso?
- Como funciona a comunicação quando há uma crise?
PASSO 4: Implemente novas ferramentas
Com os resultados das análises anteriores em mãos, será fácil perceber o que deve ser abandonado, o que deve ser ajustado e o que necessita de uma melhoria. Logo, você será capaz de analisar o que poderia ser implementado para suprir com essa demanda.
Não deixe de considerar novas tecnologias ou ferramentas para esse processo. Por vezes, ter a ajuda de pessoas especialistas em gestão empresarial pode ser de grande ajuda para saber qual a melhor ferramenta disponível para implementação.
PASSO 5: Mantenha um controle
Quando você começar a de fato mudar as coisas para melhorar a comunicação empresarial da empresa, lembre-se de manter registros, dados, gráficos e análises de todo o progresso. Por vezes, uma medida adotada pode não ter sido tão eficaz, necessitando ser substituída.
Por conta disso, é importante documentar cada passo e manter um controle geral sobre o progresso.
Como ficou comprovado em diversos momentos do texto, a comunicação empresarial é o que pode determinar o sucesso de uma empresa. Sem uma comunicação decente, pessoas colaboradoras não se motivarão e engajarão, processos não serão passados adiante e a relação interdepartamental não será eficaz. Isso poderá trazer grandes problemas.
Logo, investir em uma comunicação empresarial, mesmo que não pareça tão prioritário no momento, pode solucionar uma série de questões que, até então, podem parecer não relacionadas com o tópico. Caso você seja uma liderança ou tenha uma empresa, considere esse tópico em questão.
Agora que você aprendeu sobre Comunicação Empresarial, aprenda agora um pouco sobre a famosa contratação PJ, que se tornou uma tendência nos últimos anos!
