Organizar e explicar processos por meio de recursos visuais facilita o entendimento da equipe e das pessoas usuárias. É para isso que serve o Bizagi, uma das ferramentas utilizadas no Business Process Model and Notation (BPMN) para criar representações gráficas de processos de negócio.

A modelagem de processos deve ser padronizada para que todos compreendam rapidamente os fluxogramas. Caso contrário, os gráficos não contribuem para resolver os problemas das organizações. Por isso, analistas e gestores de negócios utilizam ferramentas para criar representações mais eficientes.

O Bizagi, que vamos apresentar neste artigo, é uma das melhores ferramentas para aplicar o BPMN na prática. Quer entender melhor por que e como usar essa ferramenta? Então, acompanhe todos os detalhes a seguir!

O que é Bizagi?

Bizagi é uma empresa de softwares para automação inteligente de processos de negócio, usada no gerenciamento de processos (Business Process Management ou BPM). “Bizagi” é uma combinação entre “business” (negócio) e “agility” (agilidade).

Suas soluções permitem a modelagem de processos, que representa uma sequência lógica e eficiente das atividades que compõem um fluxo de trabalho. É possível fazer isso com a colaboração entre os integrantes do processo, a fim de proporcionar mais eficiência, integração e agilidade, além de colaborar para a transformação digital das empresas.

Por meio dos três componentes da sua plataforma — Modeler, Studio e Automation —, o Bizagi permite mapear os processos das organizações para identificar gargalos e oportunidades de otimização, além de agilizar as atividades com automação. O objetivo final, portanto, é melhorar a produtividade e os resultados das organizações.

Qual a história da Bizagi?

A história da Bizagi começou em 1989, quando a empresa foi fundada por Gustavo Gómez na Colômbia. Naquele ano, desenvolveu seu primeiro projeto: um sistema ERP para a Apple.

Em 1993, a Bizagi foi escolhida como um dos primeiros parceiros da Microsoft na Colômbia. Nos anos de 1996 e 2000, foi ainda premiada como Parceiro do Ano da Microsoft no país.

Já em 2004, a empresa já tinha mais de 100 integrantes na sua equipe. A partir daí, começou a expansão dos seus escritórios pelo mundo, sendo o primeiro deles no Reino Unido, aberto em 2005.

No ano de 2008, a Bizagi tem um marco importante da sua história: o lançamento do Bizagi Modeler, a ferramenta que tornou a empresa mais conhecida, com recursos para modelagem de processos de negócio. Em 2015, o software alcançou o número de 3 milhões de downloads.

Atualmente, a Bizagi conta com 5 escritórios, localizados na Colômbia, Reino Unido, Espanha, Alemanha e Estados Unidos, onde fica sua sede corporativa. É uma empresa conhecida globalmente, com uma comunidade de mais de 1 milhão de usuários e usuárias em todo o mundo, entre eles grandes empresas como Adidas, BAE Systems e Old Mutual.

Como funciona o Bizagi?

Bizagi é uma ferramenta completa para automação de processos, tanto para fluxos complexos, quanto para atividades mais simples.

Para isso, a empresa oferece três componentes em sua plataforma: Modeler, Studio e Automation. Cada componente contribui para uma etapa fundamental da automação de processos:

  1. Desenho (Modeler);
  2. Construção (Studio);
  3. Execução (Automation).

Com eles, você pode mapear processos, desenhar fluxos de atividades, automatizar regras de negócio, designar responsáveis por tarefas, monitorar KPIs, entre outras atividades. Você ainda pode transformar os processos em aplicativos de baixo código, ou seja, com pouca ou nenhuma programação manual.

O Bizagi oferece ferramentas colaborativas. Dessa forma, o desenho dos processos pode ser compartilhado entre os envolvidos para conectar pessoas, equipes e até mesmo outras empresas. Além disso, a ferramenta pode ser integrada com outras plataformas empresariais, como ERP e CRM, o que permite otimizar e escalar os resultados de negócio.

Quem deve usar o Bizagi?

O Bizagi pode ser usado por organizações dos mais diversos portes e segmentos, desde pequenos negócios a grandes empresas.

Analistas e gestores de negócios, responsáveis pelo gerenciamento de processos, geralmente são os profissionais das empresas que utilizam o Bizagi para BPMN. Dependendo do tipo de empresa, eles podem desenvolver soluções para suas próprias empresas ou para clientes.

A ferramenta serve para modelar e automatizar processos diversos, dos mais simples aos mais complexos. Você pode utilizar o Bizagi, por exemplo, para propor soluções de:

  • Expansão de vendas;
  • Atuação em novos mercados;
  • Desenvolvimento de produtos;
  • Onboarding de clientes;
  • Atendimento ao consumidor.

Bizagi Modeler, Studio e Automation: desenhe, construa e execute!

Vamos entender agora como funcionam os três componentes da plataforma da Bizagi. Cada um contribui para uma etapa fundamental da automação de processos de uma empresa. Confira:

Bizagi Modeler

Bizagi Modeler foi a primeira ferramenta criada pela empresa e atualmente é seu “carro-chefe”. Basicamente, o Modeler é o software usado para desenhar os processos.

É um software intuitivo e colaborativo de modelagem, que serve para documentar, simular e otimizar processos de negócios. Você pode criar diagramas de fluxos de trabalho e identificar gargalos e oportunidades de melhorias. Nos planos empresariais, é possível utilizar a Biblioteca de Processos para facilitar a modelagem.

A ferramenta permite compartilhar as criações na nuvem, importar diagramas de outros programas (como Microsoft Visio e IBM Bluewoks) e publicar em Word, Excel, PDF, Web e Wiki.

Para uso pessoal, o software é gratuito. Para uso profissional e por empresas, os planos custam a partir de US$ 8 dólares por mês.

Bizagi Studio

Bizagi Studio é o software da empresa que serve para construir processos automatizados a partir da modelagem. Dessa forma, os modelos se transformam em aplicações empresariais de baixo código, o que significa que podem ser construídas com codificação mínima.

É possível desenvolver os projetos na nuvem ou de forma local, conforme as necessidades do negócio. A ferramenta oferece uma interface intuitiva de arrastar e soltar, além de widgets e conectores que facilitam a construção de aplicações focadas na experiência do usuário.

Você pode utilizar o Bizagi Studio de forma gratuita em um período de testes. Depois, é preciso adquirir a assinatura da plataforma.

Bizagi Automation

Bizagi Automation é a ferramenta de execução da automação de processos que já passaram pela modelagem e construção. Você pode organizar e automatizar todos os processos criados no Bizagi Studio em uma plataforma flexível e na nuvem, que permite executá-los em qualquer dispositivo da empresa.

A ferramenta também oferece recursos para criar bots que realizam tarefas automatizadas e desenvolver soluções de inteligência artificial (IA), com algoritmos que ajudam a tomar melhores decisões em tempo real.

O Bizagi Automation também pode ser usado de forma gratuita na versão de teste. Mas é preciso adquirir a assinatura para aproveitar todos os recursos.

Quais os prós e contras do Bizagi?

O Bizagi é uma das ferramentas mais simples de usar para modelar e automatizar processos. Para muitas pessoas usuárias, é a melhor ferramenta de modelagem de processos que existe.

Oferece uma interface intuitiva, não exige conhecimentos avançados em programação e ainda conta com uma comunidade global e diversos cursos e treinamentos. Usuários ou usuárias inexperientes podem começar a usar o Bizagi com uma curva de aprendizado curta. A ferramenta também tem recursos para validar os fluxos, que minimizam os erros na hora de modelar processos.

Além disso, a plataforma oferece um bom custo-benefício na comparação com ferramentas concorrentes. Oferece, ainda, uma versão gratuita do Bizagi Modeler que torna a ferramenta ainda mais popular e acessível.

Outro benefício do Bizagi é a possibilidade de trabalhar em nuvem, que permite a integração e colaboração entre pessoas, equipes e empresas.

Por outro lado, podemos citar como pontos negativos a capacidade limitada de armazenamento na versão gratuita, que é a porta de entrada de pessoas usuárias na ferramenta. Além disso, o Bizagi só está disponível para Windows, sem planos de desenvolver soluções para Mac.

A importância do Bizagi para quem trabalha com BPMN

O Bizagi oferece uma padronização para o trabalho de modelagem de processos de negócio (BPMN). Dessa forma, o desenho de fluxogramas unifica a sua linguagem e facilita a compreensão por todas pessoas envolvidas, inclusive pelas ferramentas de gestão.

Além disso, o Bizagi oferece recursos que facilitam a modelagem. Imagine se os analistas tivessem que desenhar manualmente os processos — o que ainda é comum em muitas empresas, que podem utilizar Excel, PowerPoint e softwares gráficos para isso.

Só que, dessa forma, leva-se muito tempo para desenhar os processos, além de ocasionar erros e variações de linguagem que podem gerar ruídos na comunicação. É por isso que o BPMN precisa de ferramentas para agilizar e padronizar a modelagem.

Dessa forma, quem trabalha com BPMN consegue desenvolver processos de negócio que atingem metas e solucionam problemas das organizações. Este é, afinal, o objetivo final da modelagem de processos de negócio: entregar valor a clientes e pessoas usuárias.

Bizagi: saiba como fazer o download e a instalação

Fazer download e instalar o Bizagi é bem simples:

  1. Acesse www.bizagi.com/pt/plataforma/modeler;
  2. Analise os planos do Bizagi Modeler (a dica é começar pelo plano gratuito);
  3. Crie uma conta ou inicie a sessão (é possível usar sua conta Microsoft ou Google);
  4. Baixe o Bizagi Modeler (o download deve começar automaticamente).

Depois de fazer o download, basta clicar para executar o programa. Siga as orientações de configuração da ferramenta para finalizar a instalação. Depois, você já pode começar a explorar a plataforma e modelar processos para o seu negócio.

Bizagi: como usar? Confira 2 exemplos na prática!

Mas, afinal, como o Bizagi pode ajudar no dia a dia dos negócios? A seguir, vamos ver alguns exemplos de aplicação da ferramenta a fim de otimizar processos de negócios.

No Bizagi, você pode dividir o diagrama em Piscinas e Raias, que indicam as diferentes áreas ou pessoas que participam dos processos, e desenhar o fluxo transitando entre elas. Para isso, existem também os Objetos de Fluxos (que representam Eventos, Atividades e Decisões) e os Objetos de Conexão (que indicam as relações, sequências e sentidos do fluxo).

Com esses recursos, você pode modelar diferentes processos de negócios. Veja agora dois exemplos de aplicação:

1. Processo de venda de produtos

Você pode modelar um processo de venda online de produtos, que integra as ações de clientes e das áreas de Faturamento e Logística em diferentes Raias.

Então, o fluxograma pode iniciar com o acesso do usuário ao e-commerce, passar pelo login ou primeiro cadastro, escolha do produto e compra. A partir do pagamento, o fluxo passa para a área de Faturamento, que confirma o pagamento e envia o pedido para a separação no estoque (Logística).

Mais uma vez, o fluxo volta para o Faturamento, que emite a nota fiscal e libera o envio do produto ao cliente, que é responsabilidade novamente da área de Logística.

2. Processo de compra de produtos

Agora, vamos ver um exemplo de aplicação em um processo interno de compra de produtos. Nesse caso, o diagrama também precisa ser dividido em Raias para os diferentes integrantes do processo.

O processo começa na raia do Solicitante. É a partir do seu pedido que o fluxo passa para o Gerente, que aprova ou não o pedido. Se for aprovado, seguirá para o Analista de Compras, que efetuará cotações e orçamentos e enviará as informações novamente para aprovação do Gerente.

Se não forem aprovadas, o analista deverá realizar novas cotações. Se uma das cotações for aprovada, o fluxo seguirá para o analista realizar a compra. Então, o Departamento Financeiro entra no processo para efetuar o pagamento, enquanto o Analista de Estoque se prepara para receber o pedido, verificar os itens e armazená-los.

Perceba que há diversas possibilidades de sequência do fluxo, conforme as aprovações acontecem ou não. Por isso, o Bizagi pode ajudar a visualizar o processo com mais clareza.

Enfim, o Bizagi pode ser o maior parceiro de pessoas analistas, gestoras e desenvolvedoras que se envolvem no gerenciamento de processos. A ferramenta facilita essa gestão ao permitir a modelagem de processos com facilidade e com a padronização do BPMN. Dessa forma, toda a equipe envolvida pode visualizar e acompanhar mais facilmente o fluxo dos processos.

Agora, aproveite para aprender a usar o Slack, uma das principais plataformas de comunicação interna do mundo, que também pode ajudar a gerenciar pessoas e equipes envolvidas nos processos.

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