Garantir a agilidade e eficiência dos processos é um dos objetivos centrais em qualquer ambiente de trabalho. Para isso, muitas estratégias e recursos podem ser aplicados. Entre eles, um dos mais simples e eficazes é o workflow.

De forma simples, o workflow é uma ferramenta utilizada para gerenciar as etapas de um trabalho, garantindo que cada tarefa seja feita da melhor forma possível em um sequência lógica. Além disso, trata-se de uma estratégia que reduz custos, melhora a produtividade e facilita o gerenciamento das atividades.

Achou interessante e quer saber mais sobre o assunto? Então, veja os tópicos que preparamos para este post:

Fique com a gente e tenha uma boa leitura!

O que é workflow?

Workflow é uma palavra que vem do inglês e significa fluxo de trabalho. Ou seja, esse termo é usado para se referir a uma sequência de tarefas que são realizadas regularmente em prol de um objetivo específico.

Esse recurso pode ser aplicado em diferentes áreas — como tecnologia, comunicação e educação — tornando os processos mais rápidos, seguros e simples de entender. Além disso, um workflow pode envolver tarefas complexas, que são executadas por diferentes equipes, ou atividades mais simples, que podem ser desempenhadas por uma única pessoa.

Para que fique mais compreensível, vamos mostrar um exemplo bem simples de workflow dentro de uma etapa de desenvolvimento de software. No caso, abaixo mostramos a sequência de passos necessários durante a criação do código de uma funcionalidade. Observe:

  1. escrever o código;
  2. fazer o debug do código para encontrar falhas;
  3. corrigir os bugs encontrados;
  4. debugar o código novamente e verificar se as falhas foram solucionadas.

Como funciona o workflow e quais os tipos? 

De forma simples, o workflow funciona como um facilitador dos objetivos do negócio. Afinal, ele especifica uma linha lógica e sequencial de passos a serem seguidos até a entrega de um produto final, garantindo que todos os recursos sejam aplicados adequadamente no processo.

Entretanto, vale ressaltar que existem diferentes tipos de workflow, sendo que cada um tem suas aplicações e vantagens. Nos próximos tópicos, explicamos brevemente suas características. Confira!

AD HOC

O workflow ad hoc é caracterizado pela sua flexibilidade em relação às mudanças nos processos do negócio. Isso porque o fluxo de trabalho é definido de acordo com o projeto no qual se vai trabalhar, sendo necessário ajustar regras e procedimentos para que cada profissional execute suas atividades.

Administrativo

O workflow administrativo é mais complexo, visto que envolve processos burocráticos ligados aos departamentos de gestão, logística, finanças, auditoria e RH, por exemplo. Em geral, os procedimentos e regras desse tipo de fluxo são predefinidas, incluindo contratos, relatórios e formulários. Fora isso, as atividades envolvidas costumam ser previsíveis e repetitivas, o que facilita a automatização.

Produtivo

O workflow produtivo é mais utilizado para trabalhos que envolvem um elevado volume de dados. Isso porque ele se adequa bem a procedimentos mais previsíveis e, ao mesmo tempo, complexos e repetitivos. Além disso, ele pode envolver procedimentos automatizados ou manuais, mas não apresenta muita flexibilidade a mudanças.

Colaborativo

Como o próprio nome sugere, o workflow colaborativo lida com processos que abrangem trabalho cooperativo. Isso significa que equipes de diferentes departamentos trabalham juntas para atingir um objetivo em comum. Dessa forma, cria-se um processo mais completo, mas que apresenta menos agilidade.

Transacional

O workflow do tipo transacional é empregado em processos nos quais as tarefas podem ser agrupadas e trabalhadas em unidades atômicas. O objetivo disso é garantir que cada tarefa seja realizada corretamente. Assim, caso ocorra algum erro, o processo volta ao ínicio, garantindo exatidão e confiabilidade na execução dos procedimentos.

Quais as vantagens de usar o workflow? 

Agora que você já sabe o que é um workflow e conhece os seus tipos, podemos nos aprofundar no assunto. Logo abaixo, separamos os principais benefícios que essa prática pode oferecer para a rotina de trabalho. Veja!

Minimiza a quantidade de erros, refações e etapas desnecessárias

Durante a realização de processos complexos, embora não seja desejável, é comum que erros aconteçam devido aos mais diversos motivos. Isso torna necessário manter um fluxo bem definido de trabalho, estabelecendo momentos específicos para etapas de revisão das tarefas realizadas.

Sem um sistema de workflow consolidado, falhas em determinadas atividades podem passar despercebidas, uma vez que os processos ficam desorganizados, gerando refações e aumentando os custos.

Por outro lado, mapeando os fluxos de trabalho é possível obter uma visão panorâmica dos processos, identificando gargalos e eliminando etapas desnecessárias, o que torna os processos mais ágeis.

Otimiza o gerenciamento das atividades

Uma das grandes vantagens do workflow é que ele traz mais transparência para a distribuição de funções. Assim, os processos se tornam mais padronizados, os fluxos são bem definidos e cada profissional tem consciência de quais são suas responsabilidades e tarefas.

Dessa forma, garante-se mais agilidade dentro da cultura organizacional, o que, por consequência, melhora a produtividade geral das pessoas envolvidas nos processos. Isso se deve ao fato de que é possível evitar que um procedimento fique paralisado em um ponto específico por um longo período. Afinal, tendo a consciência de quem está responsável por cada atividade, pode-se investigar facilmente o motivo de um atraso.

Melhora a fluidez no andamento das tarefas

Idealmente, a harmonia entre as equipes que trabalham em um determinado fluxo de tarefas deveria ser perfeita, garantindo um desempenho elevado. No entanto, sabemos que muitas vezes isso não acontece. Pelo contrário, é comum que os processos sejam prejudicados por falhas na comunicação e distribuição de informações, por exemplo.

Nesse sentido, o workflow evita o desalinhamento entre as partes envolvidas no fluxo, visto que, por meio dele, é possível acompanhar as atividades e identificar o que ainda precisa ser feito. Consequentemente, o andamento do trabalho se torna mais fluído, já que todos monitoram os procedimentos da mesma forma.

Como criar um workflow? O passo a passo!

Como foi mostrado, a criação de um workflow traz vários benefícios e impacta positivamente no desempenho no ambiente de trabalho. No entanto, é necessário que ele seja bem esquematizado para garantir a eficácia de um fluxo. Quer saber como fazer isso? Veja os passos que explicamos abaixo!

Identifique os recursos

O primeiro passo para iniciar a criação de um workflow é avaliar os recursos que serão usados durante o processo. Essa etapa é importante para que seja possível identificar os investimentos que precisam ser feitos para a implementação do fluxo e quais materiais já estão disponíveis. Para isso, deve-se observar:

  • o número de pessoas que trabalharam no workflow;
  • os materiais que serão usados em cada tarefa;
  • o tempo gasto em cada processo;
  • os softwares que podem ser usados nas atividades;
  • os conhecimentos de cada profissional, entre outros.

Finalizado o levantamento, tanto os recursos encontrados quanto os investimentos necessários devem ser devidamente registrados.

Analise os processos atuais

Esse é o momento de entender quais etapas envolvem cada processo, desde o início até o fim do trabalho. A ideia nesse ponto é verificar se existe a necessidade de fazer alterações nas atividades e encontrar possíveis dependências entre tarefas distintas.

Para isso, todos os processos devem ser revisados e redefinidos. Nessa etapa, é possível que se encontre a necessidade de quebrar um processo atual em vários workflows. Não há problema nisso, o importante é que os fluxos sejam fáceis de entender e bem especificados.

Esquematize os novos procedimentos

Após entender como os processos atuais funcionam, é chegada a hora de esquematizar os fluxos. Nessa etapa, é interessante investir em recursos gráficos, como fluxogramas, para montar os processos em ordem cronológica. Esse também é o momento de listar qualquer ação ou desvio que complementam um fluxo, deixando claras todas as atividades ligadas a ele, bem como quem são as pessoas responsáveis por elas. 

Além disso, antes que o fluxo seja finalizado, é importante revisar as etapas a fim de encontrar gargalos ou falhas nas definições. Por último, as informações obtidas na avaliação de recursos devem ser usadas nessa documentação para avaliar o custo de cada tarefa, seja em tempo de execução ou em recursos financeiros, por exemplo.

Avalie os resultados

A avaliação dos resultados é uma etapa importante para verificar se a estratégia foi implementada corretamente. Nela, os fluxogramas devem ser checados e, caso alguma desconformidade seja encontrada, o fluxo deve ser refinado e aprimorado.

Ademais, esse é o momento de obter feedbacks acerca das melhorias conquistadas com o uso do workflow e encontrar pontos que ainda precisam ser trabalhados para que os resultados sejam atingidos. 

O workflow é uma prática muito utilizada em empresas, inclusive em startups, que buscam tornar as rotinas de trabalho mais eficientes. No entanto, até pessoas que trabalham por contra própria em home office podem aplicar esses conceitos em suas atividades diárias. Afinal, trata-se de um recurso simples de ser implementado, mas extremamente vantajoso.

Gostou do conteúdo e quer seguir aprendendo? Então, aproveite a visita ao nosso blog e descubra o que é e como fazer um mapa conceitual!

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