Quando pensamos em todos os fatores necessários para que um projeto seja implementado de forma eficiente, o tempo é um dos mais importantes. Afinal, se esse recurso for usado de modo incorreto, todo o projeto pode atrasar, o que abre espaço para uma série de prejuízos. O Grafico de Gantt foi desenvolvido exatamente para lidar com essa situação.
Por meio do gráfico, tanto a equipe de gestão quanto as pessoas gestoras têm uma visão otimizada de todas as tarefas que devem ser realizadas, assim como dos processos aos quais elas estão atreladas. Desse modo, cada etapa do projeto pode ser devidamente planejada e implementada.
Você gostaria de administrar a realização de seus projetos de uma maneira mais inteligente? Leia o artigo e entenda como o Gráfico de Gantt pode ajudar nessa tarefa e descubra como elaborá-lo!
Para que você compreenda de um modo mais intuitivo como funciona o Gráfico de Gantt, dividimos o artigo em três tópicos:
- O que é Gráfico de Gantt?
- Para que serve o Gráfico de Gantt: 5 benefícios de usar!
- Gráfico de Gantt na prática
Boa leitura!
O que é Gráfico de Gantt?
Criado pelo engenheiro norte-americano Henry Laurence Gantt, o Gráfico de Gantt pode ser descrito como uma ferramenta visual desenvolvida com a finalidade de otimizar o controle de prazos e a elaboração de cronogramas durante o planejamento e a execução de um projeto. A ferramenta visa apresentar, de maneira visual, cada atividade que deve ser colocada em prática, a estimativa do tempo necessário para sua produção e o status de realização.
O gráfico em questão faz uso de um eixo vertical e de um eixo horizontal. Nesse contexto, o eixo vertical aponta as tarefas que devem ser realizadas, enquanto o horizontal indica o tempo requerido para que cada tarefa seja executada.
É interessante ressaltar que, embora tenha sido elaborada ainda no começo do século XX, a metodologia de Gantt ainda é atual e continua evoluindo conforme é implementada por empresas de diferentes portes e áreas de atuação.
Para que serve o Gráfico de Gantt: 5 benefícios de usar!
Graças a sua simplicidade, o Gráfico de Gantt é capaz de demonstrar os procedimentos que devem ser cumpridos para a realização de um projeto de uma maneira muito mais intuitivo. Uma característica que abre espaço para que o tempo seja utilizado de um modo mais inteligente e ainda reduz os riscos de que problemas de comunicação ou interpretação gerem atrasos.
Levando esses fatos em consideração, é fácil perceber que a metodologia inteligente tem o potencial de criar uma série de benefícios. Continue a leitura e descubra alguns deles!
1. Representação de tarefas
O Gráfico de Gantt lista de forma intuitiva todas as etapas que devem ser realizadas durante a execução de uma tarefa. Por meio dele, a pessoa responsável pelo projeto tem a possibilidade de reduzir cada etapa a um conjunto de procedimentos menores, o que abre espaço para que a tarefa em questão seja finalizada de um modo mais completo.
Como um exemplo bem simples, podemos citar a atividade de comprar um livro, que pode ser dividida nos seguintes procedimentos:
- verificar na internet lojas em que o livro é vendido e o seu preço;
- levantar os recursos necessários para comprar o livro na conta bancária;
- dirigir-se até a loja e comprar o livro.
2. Relação de dependência entre cada atividade
Um dos maiores problemas enfrentados por pessoas em cargos de gestão é engajar seu time, de forma adequada, para que ele coloque o devido empenho nas tarefas que deve realizar. Isso acontece porque, sem uma visão completa do projeto, a equipe pode não compreender a importância de seu papel.
Ao representar de forma clara a relação de dependência que existe entre cada uma das atividades que constituem o projeto, os colaboradores passam a compreender melhor o impacto de seu desempenho sobre as demais atividades, o que tende a elevar seus níveis de engajamento.
3. Visão otimizada do projeto
Uma vez que o Gráfico de Gantt entrega às pessoas responsáveis pela gestão uma visão otimizada do projeto, ele permite que elas identifiquem todos os prazos necessários para a execução de cada tarefa e o modo como elas se relacionam. Desse modo, a gestão pode criar estimativas precisas do tempo e do pessoal necessário para que o projeto seja bem-sucedido.
Além disso, ao observar a relação de dependência entre as tarefas, a equipe de gestão ainda tem a prerrogativa de adiantar atividades que podem ser executadas imediatamente ou realizadas em conjunto com outras atividades. Desse modo, o tempo requerido para a execução do projeto em questão pode ser reduzido.
4. Atribuição de responsabilidades
Por meio do gráfico, o time de gestão pode estabelecer supervisores para acompanhar cada etapa do projeto. Desse modo, caso a gestão precise ter acesso a informações ou decida enviar um feedback, ela pode entrar em contato com a pessoa responsável pela etapa em questão.
Em projetos maiores, constituídos por um grande número de etapas, essa característica é fundamental para manter a organização.
5. Verificação de status
Por mais organizado que seja um projeto, é normal que imprevistos aconteçam, atrasando algumas de suas atividades. O problema é que, se a equipe responsável pelo gerenciamento não identificar essa situação a tempo, pode enfrentar problemas com clientes.
Ao fazer uso do Gráfico de Gantt, porém, o time de gestão pode verificar o andamento de cada processo do projeto e seus níveis de conclusão. Desse modo, se alguma etapa estiver atrasada, ele é capaz de implementar soluções para resolver esse problema imediatamente.
Gráfico de Gantt na prática
Agora que você sabe o que é o Gráfico de Gantt e entende como ele funciona, é hora de aprender o passo a passo necessário para implementá-lo. Continue lendo e tenha acesso a esse conhecimento!
Elabore uma lista com todas as atividades que devem ser executadas
O primeiro passo a ser dado na criação do Gráfico de Gantt é a elaboração de uma lista com todos os procedimentos necessários para a conclusão do projeto.
É importante ressaltar que tarefas maiores e mais genéricas devem ser divididas em etapas menores. Esse cuidado é necessário para que os responsáveis pelo projeto tenham uma visão mais completa a respeito das atividades que devem ser realizadas e do tempo requerido para a realização de cada uma delas.
Identifique a relação entre cada tarefa
Uma vez que todas as tarefas estão definidas, é importante separar aquelas que podem ser feitas de forma isolada, ou seja, que não dependem de outras etapas para serem cumpridas. O ideal é que elas sejam realizadas primeiro e, se for viável, ao mesmo tempo.
Por fim, todas as atividades devem ser acrescentadas ao gráfico, no eixo vertical. Nesse momento, as tarefas que podem ser realizadas de modo isolado devem ficar por cima das que não podem.
Estabeleça os prazos de execução
Os prazos para a realização de cada tarefa devem ser definidos e incluídos no gráfico, na posição horizontal. O tempo para a execução de cada atividade deve ser estimado com base em fatores como a média do tempo gasto em projetos anteriores e número de pessoas responsáveis por ela.
Assim que o gráfico é elaborado, o passo seguinte consiste em transportá-lo para um ambiente virtual, onde ele pode ser acompanhado de um modo mais intuitivo. Nesse momento, a pessoa responsável pode fazer uso do Excel ou contar com um software especializado.
O Gráfico de Gantt pode ser considerado uma das práticas mais úteis quando pensamos na organização de um projeto. É importante levar em consideração, porém, que ele pode ser usado em conjunto com outras ferramentas interessantes, como o AdinLTE! Confira este artigo e descubra os benefícios desse template de administração gratuito!
