O Kanban é um sistema que surgiu nas fábricas da Toyota, nos anos 40. Criado por Taiichi Ohno, o método visava tornar eficiente o gerenciamento do estoque, da produção e das vendas da montadora, que até então produzia mais do que o necessário, gerando desperdício e prejuízos.
Com o tempo, o sistema, que se tratava do uso de cartões para sinalizar a necessidade de reposição de peças, ganhou o gosto de diversas áreas, como marketing, product management e desenvolvimento de software. Por isso, neste artigo, vamos falar sobre o que se trata esse método e como utilizá-lo no dia a dia do fluxo de trabalho. Confira, a seguir, os tópicos que serão abordados:
- O que é Kanban?
- Kanban, sistema Kanban e método Kanban são a mesma coisa?
- Quais os princípios da metodologia Kanban?
- Conheça a estrutura básica do método Kanban!
- Quais os 3 tipos de Kanban?
- Como funciona o método Kanban?
- Quais são as 6 principais práticas Kanban?
- Quais as principais aplicações do Kanban na atualidade?
- Quais as 5 vantagens de usar o método Kanban?
- Quais as diferenças entre Kanban e Scrum?
- Como implementar o Kanban no seu negócio? Passo a Passo!
- 3 exemplos de sucesso do método Kanban para aplicar na sua empresa!
- Os 5 melhores softwares de Kanban!
O que é Kanban?
O Kanban é um método de gestão visual de controle do fluxo de trabalho, através do uso de cartões e colunas. Conforme as tarefas são realizadas, os cartões são movidos pelas colunas, sinalizando o andamento do trabalho.
Significado da palavra Kanban
Kanban é um termo japonês que significa “Cartão” ou “Sinalização”. O termo passou a se popularizar em 1940, quando Taiichi Ohno desenvolveu o sistema Kanban.
História do método Kanban! Como e quando surgiu?
O Kanban surgiu na década de 40 nas fábricas da Toyota, no Japão. Desenvolvido por Taiichi Ohno, o sistema visava trazer equilíbrio ao estoque, linha de produção e vendas da montadora, que até então produzia mais do que o mercado poderia absorver.
Ohno, que era engenheiro e empresário, se inspirou no método que os supermercados adotavam para organizar as prateleiras. Com base nisso, Ohno propôs que as pessoas colaboradoras do chão de fábrica fizessem um levantamento, em tempo real, dos itens disponíveis para produção.
Caso necessário, um cartão (o Kanban) seria enviado ao estoque, solicitando as peças. Em seguida, o estoque solicitaria às pessoas fornecedoras a reposição do que foi utilizado. Dessa forma, a produção passou a ser sob demanda.
Com o tempo, o Kanban se tornaria a peça principal do método Just in Time. Além disso, o sistema criado seria incorporado por outras áreas, principalmente a de desenvolvimento de software.
Kanban, sistema kanban e método Kanban são a mesma coisa?
Inicialmente, o Kanban era utilizado para realizar apenas a gestão de estoques. Com o tempo, o método foi absorvido por outras áreas, como marketing e desenvolvimento de software. Com isso, surgiram algumas variações do conceito principal:
- Kanban: trata-se do cartão que representa uma tarefa;
- Sistema Kanban: diz respeito à representação visual do fluxo de trabalho, isto é, o quadro, com as colunas e os cartões distribuídos;
- Método Kanban: metodologia de gerenciamento criada com princípios e processos.
Quais os princípios da metodologia Kanban?
Princípios do gerenciamento de mudanças
Os princípios do gerenciamento de mudanças, como o nome sugere, evidenciam práticas para lidar com a alteração dos processos ao longo do trabalho.
1. Começar com o que faz agora
O Kanban preza pela melhoria contínua. Por isso, este princípio evidencia que o fluxo de trabalho deve partir de um ponto “A” e ser evoluído continuamente ao longo do tempo. Isso evita não só o acúmulo de novas tarefas e atividades inacabadas, mas também a solicitação de entregas impraticáveis.
2. Buscar mudanças incrementais e evolutivas
Trata-se de encontrar pontos de melhoria ao longo do trabalho. Essas melhorias surgem da colaboração e do feedback reportado pela equipe.
3. Incentivar atos de liderança
Este princípio visa promover não só o espírito de liderança entre as pessoas do time, mas também visa garantir que as ideias da equipe sejam ouvidas e assim o fluxo de trabalho possa ser melhorado.
Princípios da entrega de serviços
Os princípios da entrega de serviços estão relacionados ao monitoramento do fluxo de trabalho para que ao final dele a entrega seja realizada de modo adequado.
1. Foco nas necessidades do cliente
Como o nome sugere, este princípio visa compreender as necessidades das partes interessadas e melhorar o item entregável ao longo do fluxo de trabalho. Assim, a entrega final terá a qualidade esperada.
2. Gerenciamento do trabalho
Este princípio visa criar uma cultura de autogestão. Isso significa que as pessoas do time devem ter a responsabilidade de manter o quadro atualizado e sinalizar sobre possíveis desvios do prazo previsto.
3. Revisar sempre a rede de serviços
Revisar a rede de serviços significa rever as políticas utilizadas ao longo do fluxo de trabalho. A revisão garante que as colunas, cores e tags utilizadas no quadro e cartões estão sendo eficientes para aquilo que se deseja monitorar.
Conheça a estrutura básica do método Kanban
O kanban é composto por três elementos principais: cartões, colunas e um quadro. Vejamos, a seguir, o que representa cada um desses itens:
Cartões Kanban
O cartão é a representação de uma tarefa. Ele pode conter a descrição da atividade, pessoa responsável, prazos, recursos em anexo e ser organizado por um sistema de cores. Cada cor pode representar uma prioridade diferente, o tipo de tarefa e a quem ela pertence.
Colunas Kanban
As colunas do sistema representam o fluxo de trabalho. Cada projeto pode ter sua própria configuração de colunas, de acordo com a necessidade. Por padrão, um sistema Kanban costuma ter 3 colunas, com os itens “a fazer”, “em execução” e “feito”.
Quadro Kanban
É a junção das colunas e cartões. Com o quadro, a equipe pode visualizar o fluxo completo de trabalho, mover e adicionar cartões de acordo com a execução das atividades.
Quais os 3 tipos de Kanban?
1. Kanban de movimentação
Nesse sistema o objetivo é o mesmo que em outros Kanbans: mover cartões. Entretanto, as colunas não representam etapas, mas quantidades de produtos. Assim, os cartões são movidos de acordo com a mudança no estoque de cada item. Por isso, trata-se de um modelo comum nas indústrias, usado para controlar o volume da produção.
2. Kanban de produção
O Kanban de produção geralmente contém 3 colunas: “a fazer”, “em execução” e “feito”. Nesse sistema, cada cartão representa uma entrega e é movido para as colunas posteriores de acordo com o avanço na execução, até estar na coluna de “feito”. É um modelo muito adotado nas áreas de marketing, design e desenvolvimento de software.
3. E-Kanban
O E-Kanban se trata da versão online do sistema Kanban, podendo comportar ambos os sistemas citados anteriormente e ainda ser personalizado de acordo com a necessidade, uma vez que tudo é feito digitalmente.
Além da flexibilidade, o E-Kanban apresenta outras vantagens por ser digital, como o armazenamento dos dados na nuvem, evitando que o progresso seja perdido. Outro ponto positivo é a facilidade de comunicação, pois o quadro pode ser compartilhado com várias pessoas, que podem acompanhar o andamento do trabalho em tempo real.
O E-Kanban também permite a sinalização das datas de entrega e envio de alertas para demandas atrasadas. O quadro digital possibilita ainda o registro das horas gastas para a conclusão de cada uma das atividades.
Como funciona o método Kanban?
Para explicarmos melhor o método Kanban vamos usar um quadro com três colunas: “a fazer”, “em andamento” e “feito”. O quadro será usado para gerenciar o fluxo de trabalho do desenvolvimento de um novo software.
Na primeira coluna, vamos adicionar todas as tarefas necessárias para realizar uma entrega neste fluxo. As tarefas são representadas por cartões. Cada cartão possui a descrição da tarefa, uma cor (que representa seu grau de prioridade), um prazo e uma pessoa responsável. Os cartões em vermelho são prioridade alta, em amarelo prioridade média e em verde prioridade baixa.
Conforme o fluxo de trabalho avança, os cartões começam a ser movimentados. Como podemos ver abaixo, no estado atual do quadro, duas tarefas foram movidas para a coluna de “em andamento” e uma já está em “finalizado”.
Ao final dos prazos estabelecidos, é esperado que todos os cartões estejam na última coluna e que novos sejam adicionados à primeira.
Quais são as 6 principais práticas Kanban?
1. Visualizar o fluxo de trabalho
Visualizar o fluxo de trabalho significa acompanhar o andamento das atividades no quadro Kanban. Dessa forma, é preciso ter atenção quanto a movimentação dos cartões nas colunas e verificar os prazos, identificando gargalos e garantindo a realização das entregas.
2. Work In Progress (Limitar o trabalho em progresso)
Esta é a prática mais importante do Kanban. Limitar o trabalho ao progresso significa priorizar a finalização de todo o trabalho que está em andamento e então começar um novo. Isso evita sobrecarga de trabalho e tarefas feitas pela metade.
3. Gerenciar o fluxo
Gerenciar o fluxo não significa microgerenciar as pessoas da equipe. No Kanban, o gerenciamento deve ser feito através do acompanhamento do fluxo de trabalho como um todo. Se uma pessoa já movimentou seu cartão para a coluna de “finalizado”, então ela deve receber uma nova atividade. Se alguém está com uma tarefa próxima do prazo final, talvez ela necessite de apoio para concluir o item.
4. Tornar as políticas do processo explícitas
As políticas usadas no quadro Kanban devem ser claras. Isso quer dizer que toda a equipe deve estar ciente sobre como funciona a movimentação dos cartões, a finalidade de cada coluna, das cores e tags usadas.
5. Implementar ciclos de feedbacks
Os ciclos de feedbacks podem ser implementados em reuniões diárias. Nessas reuniões, as pessoas da equipe irão falar sobre o status de andamento de suas tarefas. Desse modo, será possível verificar os prazos, sanar dúvidas, mover cartões e atribuir novas atividades.
6. Melhorar colaborativamente e evoluir experimentalmente
O Kanban é uma ferramenta que permite a implementação de melhorias. Por isso, reserve um tempo para coletar feedbacks da equipe sobre ajustes que tornem o processo de gestão do fluxo de trabalho mais eficiente.
Quais as principais aplicações do Kanban na atualidade?
Atualmente, o Kanban pode ser aplicado às mais diversas áreas, vejamos algumas delas:
- Desenvolvimento de software: aliado a outras metodologias ágeis, o Kanban atua como um complemento visual do andamento do projeto;
- Desenvolvimento de um produto: o Kanban pode representar as etapas necessárias para a criação de um novo produto;
- Marketing: no marketing, o Kanban pode auxiliar a visualizar todas as etapas de uma campanha, desde a análise, aprovação e conclusão;
- Serviços em geral: seja uma obra ou a organização de um evento, o quadro Kanban mostrará o fluxo das tarefas e ajudará na conclusão dos processos;
- Processos industriais: um dos usos primordiais do Kanban é o de auxiliar no controle de processos industriais, desde a fabricação, controle de estoques, vendas e outros.
Quais as 5 vantagens de usar o método Kanban?
1. Visibilidade
Com o quadro Kanban, as pessoas envolvidas no trabalho podem visualizar não só as tarefas em que devem atuar, mas também as que as demais pessoas estão atuando, os prazos de cada uma, o grau de prioridade e o impacto de cada atividade no trabalho como um todo.
2. Controle de prazos
Com o fluxo de trabalho disposto visualmente, torna- se mais prático e rápido verificar os prazos de cada atividade, identificando as que estão perto da data limite e as que vão atrasar, permitindo a negociação da entrega. Muitas plataformas de gestão online também emitem alertas quando o prazo final de um item se aproxima.
3. Previsibilidade
À medida que o fluxo de trabalho avançar, será possível notar um padrão de tempo necessário para a conclusão das tarefas. Isso dará ao time uma visão mais precisa para estimar o prazo de término das atividades ainda não iniciadas.
4. Priorização
Com a aplicação de prazos aos cartões e com a visualização completa do fluxo de trabalho, é possível visualizar mais rapidamente as tarefas críticas e priorizá-las.
5. Redução de custos
Nas indústrias e comércio, o Kanban pode ser um grande aliado na redução de custos, pois permite a visualização do que está disponível em estoque e do que precisa ser reposto, evitando desperdício e gastos desnecessários.
Quais as diferenças entre Kanban e Scrum?
Kanban e Scrum são metodologias ágeis que facilitam o gerenciamento do fluxo de trabalho. Embora o Kanban possa ser um complemento aos conceitos do Scrum, ambos não precisam estar juntos para que possam ser utilizados.
O Scrum se trata de um método de gestão de projetos, que possui regras e princípios próprios. Além disso, as tarefas são distribuídas em sprints, que são ciclos que duram em média duas semanas e geram um entregável ao final.
Já o Kanban é um sistema visual do andamento do trabalho. Com base nisso, o Kanban pode ser usado como um complemento do Scrum, transformando a lista de tarefas de cada sprint em cartões, que podem ficar expostos em um quadro com as colunas que representam as etapas necessárias para o projeto.
Como implementar o Kanban no seu negócio? Passo a passo!
1. Entenda a filosofia do método
O Kanban trabalha com um princípio de melhoria contínua. Isto quer dizer que você irá partir de um ponto A e melhorá-lo ao longo do fluxo de trabalho. É fundamental ter os princípios da ferramenta claros, pois isso evitará mudanças bruscas e exigências impraticáveis nas entregas.
2. Prepare a equipe
Para que o Kanban funcione é preciso que a equipe conheça os conceitos e os benefícios da ferramenta. Por isso, antes de aplicar o sistema, é preciso familiarizar as pessoas do time com o método, para que elas compreendam que se trata de algo que irá melhorar a gestão.
3. Mapeie os processos
O mapeamento de processos é uma análise que visa verificar quais pontos devem ser monitorados no fluxo de trabalho. Esse levantamento irá ajudar a identificar as colunas mais importantes do quadro Kanban e como os cartões devem ser organizados e categorizados.
4. Defina processos de priorização e padronização
Esta etapa irá ajudar a criar um padrão de cores, tags e nomes para identificar as tarefas e a finalidade delas. Neste item também é importante definir os critérios de priorização de uma tarefa. Assim, a equipe conseguirá visualizar com facilidade as atividades que precisam de maior atenção.
5. Treinamento
Para que o sistema funcione é preciso que as pessoas do time saibam como utilizá-lo. Desse modo, reserve um tempo para ensinar a equipe sobre os conceitos da ferramenta e como movimentar os cartões. Se o quadro Kanban for online, não deixe de mostrar os principais recursos da plataforma.
6. Crie os ciclos de feedback
Os ciclos de feedback podem ser implementados em reuniões diárias. Nessas reuniões, as pessoas do time irão falar sobre o andamento da tarefa em que estão trabalhando e se possuem alguma dificuldade. Assim, a equipe toda fica ciente do andamento do trabalho.
7. Avalie melhorias contínuas
O Kanban é um método que foi criado com o objetivo de melhorar processos e que vem evoluindo ao longo do tempo. Por isso, sinta-se livre para identificar ajustes e implementá-los, para tornar a ferramenta ainda mais eficiente.
3 exemplos de sucesso do método Kanban para aplicar na sua empresa!
1. Campanhas de marketing
No marketing, o Kanban é útil não só para acompanhar a realização de uma campanha e atribuir responsabilidades entre a equipe, mas também é eficiente para monitorar o orçamento disponível e os resultados obtidos.
2. Gestão de mídias sociais
Para que a rede social de uma empresa ou instituição tenha engajamento é preciso interação e gestão constantes. Por isso, o Kanban pode ser eficiente para separar as tarefas que cada pessoa do time será responsável, como: datas para a criação e postagem de novas publicações, interação nos comentários e stories, realização de sorteios, enquetes e checagem de possíveis parcerias.
3. Controle financeiro
Na gestão financeira de uma empresa, o Kanban pode ser utilizado para ajudar na organização das tarefas do setor. No quadro, podem ser distribuídas tarefas como: realizar cobranças, fazer pagamentos, checar contas a pagar, realizar a negociação de dívidas, entre outras atividades.
Os 5 melhores softwares de Kanban!
1. Trello
O Trello é uma plataforma de gestão de projetos já consolidada no mercado. Sua principal funcionalidade é a criação de um quadro Kanban customizado. A plataforma permite que sejam criadas colunas de acordo com a necessidade do projeto e os cartões podem ser organizados por cor, prazo, tarefa e pessoa responsável. Documentos também podem ser anexados.
2. Monday
Monday é uma plataforma robusta de gerenciamento de projetos. A plataforma conta com o quadro Kanban, mas também disponibiliza outros recursos, como a integração com ferramentas de e-mail e armazenamento na nuvem, relatórios de progresso e de orçamento, monitoramento da carga de trabalho, gráficos, cronogramas e a criação e edição de documentos e formulários.
3. Kanban Flow
O Kanban Flow também é uma plataforma online. Entretanto, seu design e simplicidade o torna a ferramenta mais próxima de um quadro Kanban físico. Nessa plataforma, assim como nas anteriores, é possível criar as colunas e cartões, atribuir as tarefas às pessoas responsáveis, adicionar prazos e anexar documentos. Seu principal diferencial é possibilitar o rastreamento do tempo gasto em cada tarefa através da técnica Pomodoro.
4. Breeze Project Management
Breeze é uma plataforma que não só possui o quadro Kanban, mas também disponibiliza uma visão em lista das tarefas. Além disso, conta com um recurso de cronograma e monitoramento da carga de trabalho de cada pessoa do time, bem como relatórios de progresso de cada projeto.
5. Runrun.it
Além do quadro Kanban, com as colunas e cartões, o Runrun.it também possui integração com o Scrum. Desse modo, é possível ter uma visão das tarefas realizadas e do tempo despendido em sprints. Outro ponto relevante é que ele apresenta uma visão geral sobre o número de tarefas em andamento, concluídas e atrasadas.
Conclusão
Neste artigo aprendemos sobre o Kanban e como o sistema criado nas fábricas da Toyota se tornou parte do gerenciamento de projetos de diversas áreas. Como vimos, trata-se de um sistema simples, que utiliza colunas e cartões para representar visualmente o fluxo de trabalho em um quadro. Conforme o fluxo avança, os cartões são deslocados para outras colunas, que representam o progresso atual da tarefa.
Se você gostou de aprender sobre o método Kanban, pode querer aprender também sobre Scrum, uma metodologia ágil que também é utilizada no desenvolvimento de projetos. Veja mais sobre Scrum neste artigo da Trybe.
