Para que um produto final agrade o cliente, é preciso toda uma organização, o que envolve pessoas colaboradoras, atribuições e documentos. Tendo isso em vista, se faz necessário o uso de uma ferramenta gerencial.
Por meio do Redmine, dificilmente uma equipe ficará desnorteada quanto ao andamento de um projeto. Isso porque ela permite a centralização das informações, em uma interface enxuta e de navegação intuitiva.
Ao longo deste artigo, você verá:
Boa leitura!
O que é Redmine?
O Redmine auxilia uma equipe a gerenciar melhor um projeto, independentemente da metodologia utilizada. Foi desenvolvido com base no framework Ruby on Rails, que é responsável por facilitar o desenvolvimento, a implantação e a manutenção de uma aplicação web.
Além disso, o Redmine tem a chamada GPL, ou Licença Pública Geral. Isso que dizer que a documentação da ferramenta não só é livre como também permite que a comunidade desenvolvedora faça melhorias.
Também é importante frisar que a GPL permite a distribuição dos manuais e outros artefatos do Redmine, mesmo que não passem por alterações. Ao contrário de softwares proprietários que são protegidos por copyrights, a licença GPL é um exemplo de copyleft.
Quais as principais funcionalidades do Redmine?
Após termos definido Redmine, apresentaremos as suas diversas funcionalidades. Logo de início, podemos citar que o gerenciador suporta múltiplos projetos. Com isso, a ferramenta não deixará a desejar em termos de desempenho e sempre estará apta a receber várias inserções simultâneas de projetos, independentemente do porte delas.
Outra funcionalidade importante do Redmine são os relatórios de desempenho. Com isso, a equipe tem acesso a diversas métricas, que informarão os pontos positivos e negativos sobre o andamento de um projeto.
Confira algumas funcionalidades importantes:
Sistemas de controle de código fonte
Não podemos deixar de citar a integração do Redmine com sistemas de controle de código fonte. Na prática, isso significa que a ferramenta não só gerencia os diretórios e arquivos, como também todas as alterações que foram feitas. Dessa forma, ficará mais fácil à pessoa colaboradora ter acesso a um histórico de atualizações, bem como a visualização das versões anteriores de uma aplicação.
Um desses sistemas que o Redmine entrega é por SVN (Subversion), que surgiu para concorrer com o CVS (Concurrent Version System). Contudo, o primeiro veio com melhorias em relação ao segundo, como a correção de falhas e erros.
Os outros sistemas de código fonte integráveis com o Redmine são:
- Git, bastante popular no desenvolvimento de software, faz o controle de fluxo de novas funcionalidades em um projeto;
- Mercurial, tem uma abordagem descentralizada, por conter repositórios distribuídos que contêm o histórico de versões;
- Bazaar, é semelhante ao Mercurial, sendo que foi também desenvolvido em Python;
- Darcs, com uma proposta um pouco diferente dos demais, é mais simples de usar e dispensa a necessidade de um servidor central.
Autenticação com LDAP
O LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) é responsável pelo gerenciamento de diretórios e é utilizado para o acesso a dados considerados leves.
Nele, existem métodos como adicionar, apagar e atualizar, de modo a melhorar o desempenho de uma aplicação, principalmente se esta usa os métodos citados diversas vezes.
Entenda os módulos do Redmine!
O Redmine vem com módulos padrão e, dependendo da aplicação, podem ser adicionados novos, com a ajuda de plugins. Acompanhe as subseções a seguir e conheça os principais módulos desse gerenciador de projetos!
Gerenciamento de tarefas
O gerenciamento de tarefas diz respeito não só àquilo que será feito, de modo que quem vai fazer também é de extrema importância. Salientamos que existe um outro conceito relacionado que é a categorização de tarefas. Para evitar confusões nesse sentido, explicaremos melhor o segundo termo.
Dependendo da complexidade de um projeto, as tarefas podem ser agrupadas segundo características em comum. Para facilitar o entendimento, daremos um exemplo.
Considere um projeto de software, que é basicamente composto pelas etapas derequisitos, implementação etestes. Cada uma destas pode ser entendida como uma categoria, de modo que as tarefas serão encaixadas em cada uma delas.
As categorias de tarefas devem ser delegadas a alguém
Observando a interface do Redmine, é possível perceber que cada categoria é delegada a alguém que colabora. Tal pessoa, por sua vez, fará o gerenciamento das tarefas desse grupo. Essa atribuição não pode deixar de ser feita. Caso contrário, o andamento de todo o projeto pode ficar bastante prejudicado.
Isso ocorre porque, no decorrer do tempo, novas tarefas derivadas das originais podem aparecer. Sem alguém para gerenciar, o controle ficará bastante difícil, o que vai implicar em perdas consideráveis de tempo e, consequentemente, em ineficiência.
Criação e atribuição de tarefas
As tarefas do Redmine podem ser de três tipos: bug, feature ou support. É importante também fazer uma nomeação sugestiva, bem como uma breve descrição da tarefa, no intuito de melhor nortear as pessoas envolvidas.
O nível de prioridade também precisa ser definido, já que a equipe terá os meios para trabalhar mais focada naquilo que for importante naquele momento. Dessa forma, haverá pouco ou nenhum risco de atividades com prioridade baixa serem concluídas antes daquelas com maior senso de urgência.
Dividir para conquistar
Muitas das vezes, um projeto de grande porte pode ser quebrado em partes menores. Em outras palavras, usa-se a ideia do dividir para conquistar, que é a prática de criar subatividades relacionadas àquelas que foram criadas e delegadas inicialmente.
Gerenciamento de tempo
Deve-se informar também ao Redmine acerca das datas de início e término da tarefa. A definição dos prazos de entrega auxilia a equipe a trabalhar com mais propriedade, pois lembra que caso o prazo não seja cumprido no tempo determinado, todo o andamento do projeto será prejudicado.
Mesmo se não houver um risco real de os prazos não serem cumpridos, o uso do Redmine pode auxiliar as pessoas responsáveis a tomar ações corretivas e evitar esse tipo de problema.
Da mesma forma, pode acontecer de a equipe terminar uma tarefa antes do tempo previsto. Nesse caso, as informações contidas no Redmine também podem ser utilizadas para, por exemplo, informar a clientes que determinado projeto está adiantado.
Previsão de entrega
Na prática, existe um grande percentual de projetos que não são entregues na data planejada. Mas por que isso acontece? Há uma explicação simples: as datas de conclusão são estipuladas durante o planejamento.
Logo, é bastante possível que haja imprevistos durante a execução das tarefas, de modo que é preciso trabalhar com base em uma previsão de entrega. Dessa forma, já se conta com algum empecilho que pode atrasar um pouco essa data.
Vale salientar que, para não prejudicar substancialmente um projeto, é tolerável um atraso entre dois e três dias. Se uma atividade foi entregue três semanas depois do esperado, por exemplo, é um forte sinal de que algo precisa ser radicalmente alterado.
Planejamento e cronograma
Como dissemos, é no planejamento que as previsões de término das tarefas são feitas. Por isso que é tão importante despender o tempo que for necessário nessa etapa do projeto. Um planejamento feito rápido demais pode desencadear mais na frente diversos problemas que afetarão a satisfação de clientes.
Depois dessa etapa, deve-se proceder com a criação do cronograma das atividades do projeto. Uma situação que acontece não raras vezes é quando se leva em conta fatores secundários na criação do cronograma. Em outras palavras, fatores como informações contratuais passam a ser priorizados, de modo que a situação real de conclusão de um projeto acaba negligenciada.
Um outro ponto passível de erros diz respeito à disponibilidade de pessoas colaboradoras. Pode acontecer de alguém estar participando de um evento ou de férias, por exemplo, o que fará com que a equipe fique um pouco desfalcada.
Estima-se que, em vez de 100%, a disponibilidade real de uma pessoa para executar uma tarefa varia entre 60 e 75%.
Notícias, arquivos e documentos
O módulo de notícias, arquivos e documentos do Redmine, embora simples, tem uma grande importância. Todos os informes são disponibilizados em uma espécie de página inicial da plataforma.
Com isso, a comunicação entre os membros da equipe passa a ser mais eficiente. Mesmo que alguém esteja em serviço externo, por exemplo, o feed de notícias o ajudará a ficar atualizado quanto ao andamento de um projeto.
Em desenvolvimento de software, a quantidade de documentos dependerá da metodologia gerencial utilizada. Se a equipe optar por uma abordagem tradicional, muitos documentos podem ser requeridos, como diagramas e levantamento de requisitos.
Em contrapartida, se for adotada uma metodologia ágil, a tendência é que menos documentos sejam requeridos. Em ambas as situações, o módulo do Redmine é bastante útil.
Sempre que a equipe desejar inserircódigo-fonte de uma aplicação no Redmine, ela pode usar o módulo de arquivos. Isso é importante para mitigar o risco das pessoas responsáveis terem dificuldades na hora de identificar os requisitos que resultaram em uma determinada funcionalidade de um software.
Mesmo que o módulo não faça o gerenciamento e controle de versões, ele é útil quando a pessoa gestora insere informações e as associa a alguma versão do projeto.
Wiki Fóruns
À primeira vista, o Wiki pode ser semelhante ao módulo de notícias do Redmine. Entretanto, ele vai mais além.
Quando um projeto está na sua fase final, as informações contidas no Wiki podem auxiliar a equipe a desenvolver um manual de utilização de um software. Com isso, será mais fácil o manuseio da aplicação por parte de clientes.
Nesse sentido, é desejável que o Wiki seja alimentado já no início do projeto. Na prática, o módulo consiste em um editor de texto simples, que permite a inserção de pequenos arquivos, de no máximo 100 KB.
Assim como no módulo de notícias, o Wiki permite o compartilhamento das informações entre todas as pessoas envolvidas em um projeto. Diversos documentos podem ser escritos, no intuito de evitar confusões relacionados aos conteúdos dos textos.
A criação e a administração de um fórum é bastante simples. Assim como os módulos de notícias e Wiki, auxilia a prover uma melhor comunicação entre as pessoas colaboradoras. A importância disso passa a ficar mais notória quando existem membros da equipe em viagens ou em serviço externo.
Calendário Gantt
O módulo Gantt é responsável por fornecer uma visão geral da relação entre as tarefas e o tempo de execução destas. Permite o acompanhamento detalhado dos projetos, bem como sinaliza se há alguma atividade com o risco iminente de não ser entregue no prazo estipulado.
Além disso, o Gantt indica as possíveis razões que podem estar contribuindo para que uma tarefa não cumpra a deadline estipulada. Com oEasy Redmine 10, você pode lidar com um calendário na forma de uma árvore de projetos.
Dessa forma, elimina-se o problema da comunicação quando se tem de lidar com muitos projetos ao mesmo tempo. O Easy Redmine 10 dispõe ainda de:
- visualização de dados em uma tela única;
- planejamento rápido;
- fluxo de caixa;
- lista de problemas;
- linha do tempo para facilitar a visualização dos projetos.
O Easy Redmine 10 conta ainda com um gráfico de Gantt responsável tanto pelo gerenciamento de projetos simples como os mais complexos. Um recurso importante que merece ser destacado diz respeito à exportação para o formato de PDF.
Ressaltamos que os módulos citados já vem com o Redmine. Contudo, se você desejar um leque ainda maior de recursos, existem diversos plugins que podem ser utilizados, como:
- Agile, útil para trabalhar com metodologias como oScrum;
- Reporter, responsável pela criação de relatórios baseados nos dados inseridos no Redmine;
- Questions, em que você pode criar um serviço de suporte às pessoas usuárias, ou um FAQ;
- Finance, útil para o gerenciamento da parte financeira de um projeto;
- CMS, que pode ser utilizado para a criação de websites de pequeno porte.
O Redmine é um gerenciador de projetos desenvolvido com Ruby on Rails. Dotado de vários módulos padrão e extensões, é uma ferramenta extremamente útil para empresas dos mais diversos setores.
Com um foco em organização e comunicação, o Redmine auxilia as equipes a entregar um produto final de qualidade e com grandes chances de estar alinhado às expectativas e necessidades de clientes.
O que achou de conhecer o Redmine? Para saber mais sobre gestão de projetos, aproveite para conhecer também as metodologias ágeis!
