A maioria das pessoas enfrenta uma rotina muito atribulada, com atividades de sobra e pouco tempo de descanso. Frente ao excesso de tarefas, torna-se um desafio saber como manter o foco em cada atividade, principalmente quando ela exige muita concentração, como o estudo ou a programação. Isso acaba se tornando um obstáculo para a saúde mental e para o desenvolvimento pessoal de cada um.
Embora a habilidade de ser multitarefas seja bastante útil, manter-se focado no que é prioridade é fundamental para alcançar o sucesso. Para não se deixar levar por distrações, é importante aprender o momento de focar apenas uma atividade e saber determinar qual projeto exige mais atenção no momento.
Para descobrir como manter a concentração e não se perder nos afazeres diários, confira os tópicos a seguir:
- Tenha uma rotina definida;
- Liste as metas do seu dia: tenha metas atingíveis;
- Aprenda a dizer não: alinhando as expectativas com os outros;
- Faça pausas durante o dia;
- Elimine as distrações;
- Faça uma tarefa por vez.
Boa leitura!
1. Tenha uma rotina definida
Quando você convive com outras pessoas no ambiente de estudo ou de trabalho, é mais fácil seguir uma rotina. Afinal, todos estão focados em seus objetivos, compartilhando o mesmo espaço. Nesse cenário, é comum se guiar pelos outros e começar logo suas tarefas.
Em um dia a dia mais solitário, pode-se cair na armadilha de não ter uma rotina estabelecida, pois você é seu próprio guia e gestor do seu tempo. Assim, organizar os horários e afazeres de forma bem definida dá estrutura para o dia e ajuda na motivação. Para facilitar a estruturação da rotina, pode-se colocar em prática ações como:
- separar blocos de tempo para reuniões, ligações, ocupações;
- reservar tempo para o ócio criativo;
- não acessar e-mails e mensagens fora dos horários determinados;
- fazer uma lista das obrigações do dia.
2. Liste as metas do seu dia: tenha metas atingíveis
Sem um alvo específico, fica difícil manter o foco. Afinal, é o propósito que mantém a pessoa motivada e focada para realizar suas tarefas. Dessa forma, definir objetivos é a melhor forma de manter a motivação em alta.
Contudo, traçar metas é planejar ações, pois elas nos guiam para agir em busca de determinado objetivo. Portanto, é importante que as metas sejam alcançáveis para realmente serem motivadoras.
Existem certas características que, quando presentes, identificam que os objetivos são realmente válidos. Tratam-se de critérios importantes, aos quais é dado o nome de sistema SMART. Para se enquadrar nesse sistema, as metas devem ser:
- Específicas (S, de specific, no inglês);
- Mensuráveis (M);
- Atingíveis (A);
- Relevantes (R);
- Tempo (T) viável para que sejam atingidas.
Para colocar essa dica em prática, crie uma lista de metas ordenada por prioridades e dificuldades, e as execute seguindo a ordem de importância e dependência. Além disso, reveja-as com frequência para corrigir eventuais problemas de planejamento.
Caso não seja possível cumprir um objetivo, a pessoa pode se desestimular, perdendo o foco e atrapalhando o planejamento.
Antes de prosseguir, aproveite e faça o download do Checklist de Produtividade abaixo para ter acesso a um jeito rápido e simples de priorização de tarefas.
3. Aprenda a dizer não: alinhando as expectativas com os outros
É fundamental ter clareza sobre o que se deseja alcançar. Para conseguir manter o foco, é preciso escolher as tarefas com cuidado, colocando-as na lista de afazeres. Lembre-se sempre de que o tempo é um bem muito precioso.
Portanto, é fundamental saber delegar tarefas e aprender a dizer não para o que for tirar sua atenção das prioridades. Colocar de lado as atividades que não são importantes para as suas metas é a melhor atitude para não se desviar dos afazeres que você realmente precisa fazer.
Por isso, quando alguém pedir algum favor, avalie o impacto que isso trará para o seu planejamento e se fará alguma diferença para alcançar seus objetivos. Uma dica prática é incluir as atividades não urgentes em uma lista separada e só dar atenção a elas após cumprir o planejamento do dia.
Não tenha medo de dizer não, isso vai proporcionar mais tempo para você se comprometer com o que realmente é importante.
4. Faça pausas durante o dia
Trabalhar sem parar para atingir as metas pode ser tentador, mas é fundamental fazer pequenos intervalos durante o dia para descansar o corpo e a mente. Esse, inclusive, é um dos segredos da produtividade. Pessoas mais produtivas têm o hábito de fazer algumas pausas após um período de trabalho intenso, pois o tempo de descanso tem um efeito “restaurador”.
Forçar-se a manter o foco a qualquer custo prejudica a criatividade e a produtividade. O ritmo das pausas é pessoal, e o que fazer nesse período também.
Pode-se estabelecer intervalos regulares de 5 a 15 minutos, por exemplo, após determinado período de trabalho ou estudo intenso. Para promover o descanso necessário, você pode colocar em prática uma ou mais ações, como:
- ler algo leve;
- fazer uma caminhada;
- conversar com uma amiga ou amigo;
- comer um lanche;
- passar um tempo ao ar livre.
5. Elimine as distrações
Quando estamos diante de uma tarefa que exige bastante concentração, é fundamental evitarmos nos distrair. Uma vez que as interrupções e as distrações constantes tiram completamente o nosso foco. Desse modo, se você precisar se concentrar em uma tarefa de grande importância, elimine as distrações.
Uma dica é silenciar as notificações do celular, do e-mail e de quaisquer outros dispositivos, ou programar uma mensagem automática durante o período da atividade, informando sobre a sua indisponibilidade no momento.
Além disso, organize seu espaço de estudo ou de trabalho, de forma a desencorajar visitas não combinadas. Vale colocar um aviso de “não perturbe” na porta do seu ambiente. Sem essas pequenas distrações, seu desempenho não será prejudicado pelas interrupções.
6. Faça uma tarefa por vez
Ser multitarefas pode ter benefícios, mas é importante saber o momento de focar apenas em uma por vez. Fazer várias coisas ao mesmo tempo pode significar não entregar nada com qualidade, ou deixar tarefas inacabadas.
Dessa forma, concentre-se em uma atividade de cada vez. Isso evitará que você se perca em meio a tantos afazeres. Mantenha-se dentro do planejamento, mas, caso apareça algo urgente, concentre-se em resolver o problema antes de retomar o que estava fazendo. Só siga para a próxima atividade quando terminar a anterior.
No caso de um afazer que exija muita concentração, é comum buscar intercalá-lo com outros para tentar descansar a mente. Contudo, é mais produtivo realizá-lo em blocos, alternando com uma pausa para relaxamento, do que revezar entre um e outro.
Focar em apenas uma tarefa não é fácil quando a pessoa está sobrecarregada com distrações e uma longa lista de coisas a fazer. Quando nossa atenção fica reduzida, nossa capacidade de aprendizado também.
O segredo da produtividade e do sucesso está, justamente, em saber como manter o foco, mesmo em meio a uma rotina intensa e atarefada. Essa é a fórmula para alcançar bons resultados.
Agora que você já aprendeu sobre foco, aprenda também como ter motivação para estudar!
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