É de conhecimento geral que o mundo dos negócios é competitivo e exige muito trabalho duro para acompanhar suas mudanças. Por conta disso, dentro do funcionamento interno de uma empresa ou startup, a comunicação precisa ser feita de forma eficaz e rápida. Muitas vezes, erros na transmissão de informações e dados podem causar danos difíceis de se reparar.
O método 5W2H é uma ferramenta de gerenciamento eficaz para prevenir que esses erros aconteçam, além de auxiliar na criação de planos de ação assertivos, ajudar na integração de times e squads, focar nas tarefas necessárias e alcançar de forma mais fácil o sucesso profissional da empresa.
Essa ferramenta te interessou? Então confira o conteúdo completo que preparamos para que você conheça melhor o método 5W2H:
- O que é 5W2H?
- Por que esse método é chamado de 5W2H?
- Quais as vantagens de usar a ferramenta 5W2H?
- Planilha 5W2H: como fazer na prática?
Boa leitura, e vamos lá!
O que é 5W2H?
De maneira direta, o 5W2H é uma ferramenta de gerenciamento para a criação de planos de ação qualificados. A ferramenta se estrutura em estágios práticos, simples e bem definidos e foi criada para facilitar a rotina caótica da pessoa inserida no mundo dos negócios e que não pode abrir margem para erros, já que evidencia qualquer questão que possa aparecer durante qualquer processo em uma companhia.
Por que esse método é chamado de 5W2H?
Apesar da aparência complexa e da semelhança com algum composto químico, a resposta é bem simples: seu nome vem da quantidade de perguntas que são feitas no processo. Como sua criação foi a partir da língua inglesa, as perguntas começam com palavras que têm tais letras como iniciais: 5 delas começam com W, e 2 com H.
Elas são:
- What?
- Why?
- Where?
- When?
- Who?
- How?
- How much?
Nos tópicos seguintes, explicaremos um pouco sobre a tradução e equivalência desses termos para a língua portuguesa, assim como sua importância na composição da ferramenta 5W2H.
Quais as vantagens de usar a ferramenta 5W2H?
O método 5W2H não é apenas uma ferramenta de gerenciamento muito eficiente, como também é simples e intuitivo. Por conta disso, pode ser utilizado por qualquer empresa, independentemente de seu porte. Além do mais, não importa a complexidade do projeto com o qual a ferramenta esteja lidando, ela é capaz de organizar tudo de maneira sistemática e organizada.
Por meio do 5W2H é possível otimizar os processos internos e a produtividade, garantindo que tarefas sejam cumpridas no prazo determinado. Um motivo para isso é que a ferramenta permite a melhor visualização dos problemas e a simplificação dos planos de ação, possibilitando que erros sejam previstos e corrigidos antes de serem cometidos.
Planilha 5W2H: como fazer na prática?
Antes de começar a aplicação do método na prática, é importante ter em mente alguns fatores que podem influenciar na hora de responder as perguntas indicadas aqui.
Primeiro, é importante compreender de antemão algumas das possíveis causas para a situação que se quer resolver por meio do plano de ação. Saber disso fará com que as ações tomadas não sejam paliativas, ou seja, tenham um efeito real na situação.
Segundo, as ações tomadas por meio do método 5W2H devem ser simples e diretas, sem efeitos colaterais que vão exigir esforços extras para controlá-los. Por último, não fique somente com a primeira boa ideia que aparecer. Procure manter sempre um vasto repertório de ideias para cada situação analisada.
Tendo tudo isso em mente, está na hora de começar a responder as perguntas. A primeira coisa a fazer é criar uma planilha com as perguntas. Cada linha receberá a informação de um passo ou ação necessária para se alcançar o objetivo pressuposto.
What? (O que deve-se fazer?)
Essa resposta deverá dar o escopo para toda a análise do 5W2H. Ao criar esse campo, você deverá saber qual é o objetivo central a ser alcançado. A partir da ideia geral do plano de ação, o 5W2H será criado evidenciando o que cada pessoa funcionária pode fazer. Cada linha da sua planilha deve ser reservada para uma tarefa e uma pessoa ou área responsável.
Why? (Por que será feito?)
Essa é uma das perguntas mais cruciais para o 5W2H. Ela dará toda a importância da ação a ser tomada, além de justificar para as pessoas colaboradoras a razão pela qual essa ação é necessária.
Where? (Em que local deverá ser feito?)
Essa pergunta pode ser um pouco ambígua, já que pode significar em qual local pode-se realizar as ações — como o departamento de uma empresa — ou então o ponto de partida para que a ação tenha efeito. A ideia é utilizar o significado que seja mais relevante para o projeto.
When? (Quando deve ser feito?)
Você deverá colocar para cada pessoa colaboradora um prazo para entrega de determinada tarefa. Caso a tarefa seja muito complexa ou tenha desdobramentos em tarefas menores, pequenas marcas podem ser adicionadas para intermediar e evitar o acúmulo de tarefas.
Who? (Quem deverá fazer?)
Tal questão se refere à pessoa responsável ou a um grupo que ficará responsável por cada tarefa. Isso evita que mais pessoas desenvolvam a mesma tarefa ao mesmo tempo.
How? (Como será feito?)
Ao responder essa pergunta, tome cuidado para que ela seja assertiva. Existem muitas possibilidades de resposta nesse campo, por isso atente-se para qual é mais relevante. Ela pode fazer referência ao modo como uma tarefa deve ser realizada ou ferramentas e sistemas que deverão ser utilizados. O campo é variável para cada caso.
How Much? (Quanto custará?)
Por fim, você deverá estipular um valor máximo para cada tarefa. Isso ajudará a seguir um orçamento predeterminado desde o início, sem risco de extrapolar o valor calculado.
Dê uma olhada em como ficaria uma planilha 5W2H, você pode utilizá-la como modelo para criar a sua própria:
(INSERIR IMAGEM QUE ESTÁ ANEXADA)
O método 5W2H é uma ferramenta de gerenciamento simples e fácil de utilizar, que garante a análise e criação de planos de ação funcionais, além de evitar possíveis erros e falhas de comunicação entre pessoas colaboradoras de um mesmo projeto.
Gostou do nosso conteúdo? Conheça agora um pouco sobre Brainstorming e como essa técnica pode ajudar no desenvolvimento de novas ideias dentro do ambiente profissional!
