Se você tem uma rotina atribulada, muito provavelmente já pensou que não conseguiria entregar alguma tarefa no prazo estipulado, ou até mesmo desejou que o dia tivesse mais do que 24 horas para que fosse possível realizar tudo o que estava na sua agenda, certo? Com cada vez mais demandas é normal que busquemos formas de aumentar a produtividade e continuar se desenvolvendo, sem que a eficiência e qualidade sejam deixadas em segundo plano.
Uma das ferramentas que pode lhe ajudar com isso é o princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20. Essa técnica estipula que 20% das causas gera 80% das consequências, ou seja, 20% da sua dedicação gera 80% dos resultados. Isso pode ser aplicado em diversas áreas, tanto pessoal quanto profissional.
Se interessou e quer saber como ele surgiu e quais as formas de colocá-lo em prática? Então acompanhe o que explicaremos a seguir:
Vamos lá? Boa leitura!
O que é princípio de Pareto?
O termo tem origem a partir do trabalho do sociólogo e economista italiano Vilfredo Pareto no início do século XX. Pareto estudava o sistema de distribuição de terras e riqueza da Itália e chegou a conclusão de que a riqueza não era entregue igualmente. De acordo com seus estudos, mais de 80% dela pertencia à apenas 20% da população.
Tempos depois, Joseph Juran, um consultor de negócios que fez uso dos estudos de Vilfredo em gestão de qualidade, nomeou a técnica em homenagem a Pareto e, dessa forma, ela tornou-se reconhecida. Atualmente ela é utilizada em diversas áreas, como administração e em engenharia de software.
A partir da lógica descoberta por Pareto, podemos citar como exemplo o fato de que em muitas empresas, menos de 20% dos clientes geram 80% do faturamento anual. A mesma coisa acontece em nosso armário, utilizamos apenas 20% das roupas que temos disponíveis em mais de 80% do tempo.
Em 2002, a Microsoft comprovou a eficácia do princípio de Paretoao descobrir que 80% dos erros e falhas do Windows eram consequência de 20% dos defeitos. No entanto, foi a área de Marketing que mais colocou em uso a técnica em prol da produtividade das pessoas que trabalham no ramo.
Aumente sua produtividade usando a 80/20: 5 dicas!
Agora que você já sabe a história por trás do princípio de Pareto, é importante descobrir como colocá-lo em prática e fazer com que seu uso seja efetivo. Com base nessa ferramenta, 80% dos resultados virão através de 20% da sua dedicação. Portanto, é necessário entender o que merece seu empenho. Saiba como a seguir!
Tenha em mente suas prioridades
O primeiro passo para utilizar com eficiência o princípio de Pareto é ter em mente quais são suas prioridades. Para isso, existem algumas ferramentas que podem lhe ajudar a descobrir quais os pontos que requerem maior atenção. A roda da vida é um dos métodos que auxiliam na organização das suas prioridades. Ela consiste em estruturar em um círculo — normalmente, um gráfico em formato de pizza — todas as prioridades presentes em sua vida atualmente, tanto as pessoais, como família e amigos, quanto as profissionais, tal como o desenvolvimento do networking.
Estabeleça metas
Após definir quais são as suas prioridades, é necessário estabelecer quais dentre elas estão diretamente ligadas aos seus objetivos. Geralmente, apenas 20% das metas tem prioridade alta. Portanto, é nelas que o seu foco deve estar direcionado. Um dos seus objetivos principais pode ser conquistar o emprego dos sonhos, por exemplo. Programe-se para que suas prioridades estejam de acordo e levem à conquista dessa meta.
Uma das formas de fazê-lo é: tire os objetivos da mente e coloque-os no papel. Pode ser em uma cartolina que fique posicionada em frente ao local em que estuda ou trabalha, assim será fácil visualizá-la e lembrar-se quais são as metas. Independentemente do método utilizado, o importante é que fique nítido o que realmente lhe interessa e fará com que seus sonhos sejam realizados.
Atenção aos prazos
Os prazos são grandes inimigos das pessoas que costumam procrastinar, já que todas as tarefas são deixadas para a última hora, o que pode causar ansiedade. Para evitar que o cumprimento de prazos seja motivo de desespero e angustia, é importante definir quais as datas que precisam de atenção. Isso não só ajudará na organização, mas também lhe auxiliará com a gestão do tempo, grande aliado da produtividade.
O planner ou a agenda do celular podem ser seus companheiros nesse planejamento. Basta anotar, semanalmente ou mensalmente, todos os prazos importantes e sempre que possível verificar quais são eles para que não caiam no esquecimento. Você pode programar em seu calendário quais datas merecem destaque e fazer com que ele lhe encaminhe um aviso quando o prazo estiver próximo.
Saiba delegar e dizer “não”!
Saber delegar pode ser uma habilidade difícil de ser desenvolvida, mas é necessária quando se trata de manter a produtividade em alta. É comum existir tarefas que não são nossas prioridades e podem ser feitas por outras pessoas da equipe, por exemplo. Caso esteja nessa situação, veja com colegas que podem fazê-la por você e quando estiver com um tempo sobrando e puder fazer a mesma coisa por essa pessoa, faça!
Contudo, vale lembrar que é essencial saber a hora de dizer “não”. Estar atolado de afazeres, mas continuar dizendo que consegue fazer mais é um dos erros que atrapalham a produtividade, uma vez que você se perde em meio a tantos trabalhos e acaba não realizando nenhum. Portanto, saiba priorizar suas obrigações e passar para o próximo aquilo que não precisa da sua dedicação e do seu tempo.
Analise seus resultados
Ao final de um dia de trabalho ou de estudos, é fundamental verificar quais foram os seus resultados. Somente assim será possível enxergar quais os pontos que precisam melhorar e quais já estão sendo suficientes para que suas metas sejam alcançadas.
Como já foi abordado, é importante saber se aplicar o princípio de Pareto está sendo efetivo na sua rotina e, consequentemente, tem lhe ajudado a aumentar a produtividade. Por isso, observar se essa ferramenta tem trazido bons resultados é essencial. No entanto, tenha em mente que o rendimento da pessoa ao seu lado é completamente distinto do seu, portanto evite comparações. Os seus 20% de dedicação, jamais serão iguais aos das outras pessoas.
Viu só como aplicar o princípio de Pareto no seu dia a dia lhe fará compreender melhor seus resultados? Ao utilizá-lo, independentemente da área da vida, é possível alcançar uma boa produtividade.
Gostou de conhecer essa ferramenta? Então aproveite a visita em nosso blog e descubra o que é o pensamento sistêmico e qual sua importância!
