Garantir a agilidade e eficiência dos processos é um dos objetivos centrais em qualquer ambiente de trabalho. Para isso, muitas estratégias e recursos podem ser aplicados. Entre eles, um dos mais simples e eficazes é o workflow.
De forma simples, o workflow é uma ferramenta utilizada para gerenciar as etapas de um trabalho, garantindo que cada tarefa seja feita da melhor forma possível em um sequência lógica. Além disso, trata-se de uma estratégia que reduz custos, melhora a produtividade e facilita o gerenciamento das atividades.
Achou interessante e quer saber mais sobre o assunto? Então, veja os tópicos que preparamos para este post:
- O que é workflow?
- Como funciona o workflow e quais os tipos?
- Quais são os três componentes do Workflow?
- Quais as vantagens de usar o workflow?
- Workflows e Processos são a mesma coisa?
- Workflows e Checklist são a mesma coisa?
- Qual a diferença entre o workflow centrado no ser humano, o centrado na máquina e o centrado no documento?
- Qual a diferença entre o workflow automatizado e o manual?
- Como criar um workflow? O passo a passo!
- 3 dicas de o que NÃO fazer em um Workflow!
- 5 ferramentas para ajudar você a criar seu Workflow!
Fique com a gente e tenha uma boa leitura!
O que é workflow?
Workflow é uma palavra que vem do inglês e significa fluxo de trabalho. Ou seja, esse termo é usado para se referir a uma sequência de tarefas que são realizadas regularmente em prol de um objetivo específico.
Esse recurso pode ser aplicado em diferentes áreas — como tecnologia, comunicação e educação — tornando os processos mais rápidos, seguros e simples de entender. Além disso, um workflow pode envolver tarefas complexas, que são executadas por diferentes equipes, ou atividades mais simples, que podem ser desempenhadas por uma única pessoa.
Para que fique mais compreensível, vamos mostrar um exemplo bem simples de workflow dentro de uma etapa de desenvolvimento de software. No caso, abaixo mostramos a sequência de passos necessários durante a criação do código de uma funcionalidade. Observe:
- escrever o código;
- fazer o debug do código para encontrar falhas;
- corrigir os bugs encontrados;
- debugar o código novamente e verificar se as falhas foram solucionadas.
Como funciona o workflow e quais os tipos?
De forma simples, o workflow funciona como um facilitador dos objetivos do negócio. Afinal, ele especifica uma linha lógica e sequencial de passos a serem seguidos até a entrega de um produto final, garantindo que todos os recursos sejam aplicados adequadamente no processo.
Entretanto, vale ressaltar que existem diferentes tipos de workflow, sendo que cada um tem suas aplicações e vantagens. Nos próximos tópicos, explicamos brevemente suas características. Confira!
AD HOC
O workflow ad hoc é caracterizado pela sua flexibilidade em relação às mudanças nos processos do negócio. Isso porque o fluxo de trabalho é definido de acordo com o projeto no qual se vai trabalhar, sendo necessário ajustar regras e procedimentos para que cada profissional execute suas atividades.
Administrativo
O workflow administrativo é mais complexo, visto que envolve processos burocráticos ligados aos departamentos de gestão, logística, finanças, auditoria e RH, por exemplo. Em geral, os procedimentos e regras desse tipo de fluxo são predefinidas, incluindo contratos, relatórios e formulários. Fora isso, as atividades envolvidas costumam ser previsíveis e repetitivas, o que facilita a automatização.
Produtivo
O workflow produtivo é mais utilizado para trabalhos que envolvem um elevado volume de dados. Isso porque ele se adequa bem a procedimentos mais previsíveis e, ao mesmo tempo, complexos e repetitivos. Além disso, ele pode envolver procedimentos automatizados ou manuais, mas não apresenta muita flexibilidade a mudanças.
Colaborativo
Como o próprio nome sugere, o workflow colaborativo lida com processos que abrangem trabalho cooperativo. Isso significa que equipes de diferentes departamentos trabalham juntas para atingir um objetivo em comum. Dessa forma, cria-se um processo mais completo, mas que apresenta menos agilidade.
Transacional
O workflow do tipo transacional é empregado em processos nos quais as tarefas podem ser agrupadas e trabalhadas em unidades atômicas. O objetivo disso é garantir que cada tarefa seja realizada corretamente. Assim, caso ocorra algum erro, o processo volta ao ínicio, garantindo exatidão e confiabilidade na execução dos procedimentos.
Quais são os três componentes do Workflow?
Apesar da grande variedade de formatos e tipos de Workflows que podem ser adotados, todos eles essencialmente precisarão contar com esses três componentes fundamentais. Em um nível fundamental, sempre seremos capazes de encontrar esses elementos. No entanto, é comum que workflows sejam mais complexos e apresentem mais combinações desses componentes. Vamos conhecer esses três componentes:
- 1. Input (Entrada)
Também conhecido como “gatilho” ou “partida”, esse componente refere-se ao momento de início de um workflow. Podemos considerar parte do Input qualquer elemento do workflow que dá início ao processo. Pode ser a reunião de um conjunto de informações ou a entrega de algum formulário.
- 2. Transformação
Essa é a parte de fato substancial do processo. Ela se chama assim pois é aqui de fato que o que foi solicitado e reunido no Input se transformará em trabalho, seguindo um passo a passo lógico de afazeres. Por meio dessa “transformação”, será possível chegar ao último componente.
- 3. Output (Saída)
Essa parte pode ser chamada também de “resultado”, afinal, ela é produto direto da combinação feita do Input com a Transformação. O output final desejado é a tarefa realizada e concluída com sucesso.
Quais as vantagens de usar o workflow?
Agora que você já sabe o que é um workflow e conhece os seus tipos, podemos nos aprofundar no assunto. Logo abaixo, separamos os principais benefícios que essa prática pode oferecer para a rotina de trabalho. Veja!
Minimiza a quantidade de erros, refações e etapas desnecessárias
Durante a realização de processos complexos, embora não seja desejável, é comum que erros aconteçam devido aos mais diversos motivos. Isso torna necessário manter um fluxo bem definido de trabalho, estabelecendo momentos específicos para etapas de revisão das tarefas realizadas.
Sem um sistema de workflow consolidado, falhas em determinadas atividades podem passar despercebidas, uma vez que os processos ficam desorganizados, gerando refações e aumentando os custos.
Por outro lado, mapeando os fluxos de trabalho é possível obter uma visão panorâmica dos processos, identificando gargalos e eliminando etapas desnecessárias, o que torna os processos mais ágeis.
Otimiza o gerenciamento das atividades
Uma das grandes vantagens do workflow é que ele traz mais transparência para a distribuição de funções. Assim, os processos se tornam mais padronizados, os fluxos são bem definidos e cada profissional tem consciência de quais são suas responsabilidades e tarefas.
Dessa forma, garante-se mais agilidade dentro da cultura organizacional, o que, por consequência, melhora a produtividade geral das pessoas envolvidas nos processos. Isso se deve ao fato de que é possível evitar que um procedimento fique paralisado em um ponto específico por um longo período. Afinal, tendo a consciência de quem está responsável por cada atividade, pode-se investigar facilmente o motivo de um atraso.
Melhora a fluidez no andamento das tarefas
Idealmente, a harmonia entre as equipes que trabalham em um determinado fluxo de tarefas deveria ser perfeita, garantindo um desempenho elevado. No entanto, sabemos que muitas vezes isso não acontece. Pelo contrário, é comum que os processos sejam prejudicados por falhas na comunicação e distribuição de informações, por exemplo.
Nesse sentido, o workflow evita o desalinhamento entre as partes envolvidas no fluxo, visto que, por meio dele, é possível acompanhar as atividades e identificar o que ainda precisa ser feito. Consequentemente, o andamento do trabalho se torna mais fluído, já que todos monitoram os procedimentos da mesma forma.
Workflows e Processos são a mesma coisa?
Não, workflow e processo não são a mesma coisa.
- Workflow é uma descrição aprofundada de uma sequência de ações e passos que devem ser seguidos para chegar a um resultado final.
- Processo, por sua vez, é um termo guarda-chuva bastante amplo que envolve uma série de itens, como informação, dados, formulários, relatórios, etc. que são necessários para uma determinada ação.
Para entender melhor a diferença entre ambos termos, podemos pensar em um ambiente de desenvolvimento. Enquanto o workflow pode ser “Escrever código > Debug > Correção > Atualizar branch no GitHub”, o processo envolveria outros fatores como relatórios, logs, articulação entre pessoas colaboradoras da equipe, etc.
Abaixo, confira algumas diferenças entre processo e workflow:
| WORKFLOW | PROCESSO |
| Uma sequência de passos para a obtenção de um resultado final. | O fluxo do processo envolve mais fatores, como relatórios, gestão de dados e, até mesmo, o próprio workflow. |
| O foco principal é fazer com que uma tarefa seja cumprida. | O foco principal é a obtenção de um resultado-chave para a empresa. |
| O foco de atuação é mais tático | O foco de atuação é mais estratégico |
Workflows e Checklist são a mesma coisa?
Não. Checklists podem ser definidos como uma versão mais simplificada de um workflow e, por isso, eles não apresentam funcionalidades tão flexíveis quando aplicadas a processos complexos.
Definir um workflow pode ajudar a ter um plano de ação que resultará no objetivo desejado, que é a realização de uma tarefa. Normalmente, o workflow consegue se adaptar a diversas situações e compartilhar o mesmo objetivo por meio de diferentes pessoas colaboradoras e equipes.
O checklist é mais rígido e exigiria um em específico para toda e qualquer alteração que viesse a surgir. Adicionalmente, o checklist torna inviável localizar itens que precisam passar novamente por algum estágio anterior de um workflow.
Qual a diferença entre o workflow centrado no ser humano, o centrado na máquina e o centrado no documento?
Nem todos os workflows funcionam da mesma forma e nem todos necessitam do mesmo manuseio. Conheça agora alguns formatos diferentes de workflow:
Workflow centrado no ser humano
Esse tipo de workflow lida diretamente com atividades que podem ser desempenhadas por pessoas. Geralmente, são tarefas criativas ou que requerem aprovação e revisão. Logo, o foco desse workflow é a força de trabalho humana.
Workflow centrado na máquina
Já o workflow centrado na máquina é aquele que independe parcialmente ou completamente da manutenção humana, sendo necessário somente a execução de um software ou máquina. Geralmente, são workflows automáticos de obtenção de dados ou outros processos menos criativos e que podem, sem prejuízo, ser realizados por um computador. Um exemplo seria um programa que reúne informações de tempos e tempos, gera formulários e relatórios e os envia para as pessoas investidoras.
Workflow centrado no documento
São workflows específicos que se constroem em torno da aprovação de uma documentação. É bastante necessário para cenários mais burocráticos, em que, por exemplo, um contrato precisa ser confeccionado, lido, revisto, assinado e compartilhado com diversas pessoas colaboradoras, cada etapa colecionando uma assinatura digital.
Qual a diferença entre o workflow automatizado e o manual?
O workflow manual é um tipo de workflow que depende da intervenção humana em algum ponto no momento de troca de tarefas ou de passar para o seguinte passo no fluxo de trabalho. Vamos supor que, ao finalizar um relatório, é seu dever enviá-lo por email para a liderança, informando da conclusão da etapa. Você estaria dando prosseguimento em um workflow manual, nesse caso.
Já o workflow automatizado conta com um software que vai lidar com toda a parte de gerenciamento dele. Por exemplo, toda a parte de notificações, lembretes, prazos, entregas e prosseguimentos são feitos automaticamente, sem que as pessoas colaboradoras precisem se preocupar com isso.
Então, no mesmo exemplo, ao finalizar o relatório, a pessoa poderia dar upload no arquivo na própria ferramenta e ela se encarregaria de notificar a liderança e enviar o arquivo, dando prosseguimento no workflow.
Como criar um workflow? O passo a passo!
Como foi mostrado, a criação de um workflow traz vários benefícios e impacta positivamente no desempenho no ambiente de trabalho. No entanto, é necessário que ele seja bem esquematizado para garantir a eficácia de um fluxo. Quer saber como fazer isso? Veja os passos que explicamos abaixo!
1.Identifique os recursos
O primeiro passo para iniciar a criação de um workflow é avaliar os recursos que serão usados durante o processo. Essa etapa é importante para que seja possível identificar os investimentos que precisam ser feitos para a implementação do fluxo e quais materiais já estão disponíveis. Para isso, deve-se observar:
- o número de pessoas que trabalharam no workflow;
- os materiais que serão usados em cada tarefa;
- o tempo gasto em cada processo;
- os softwares que podem ser usados nas atividades;
- os conhecimentos de cada profissional, entre outros.
Finalizado o levantamento, tanto os recursos encontrados quanto os investimentos necessários devem ser devidamente registrados.
2.Analise os processos atuais
Esse é o momento de entender quais etapas envolvem cada processo, desde o início até o fim do trabalho. A ideia nesse ponto é verificar se existe a necessidade de fazer alterações nas atividades e encontrar possíveis dependências entre tarefas distintas.
Para isso, todos os processos devem ser revisados e redefinidos. Nessa etapa, é possível que se encontre a necessidade de quebrar um processo atual em vários workflows. Não há problema nisso, o importante é que os fluxos sejam fáceis de entender e bem especificados.
3.Esquematize os novos procedimentos
Após entender como os processos atuais funcionam, é chegada a hora de esquematizar os fluxos. Nessa etapa, é interessante investir em recursos gráficos, como fluxogramas, para montar os processos em ordem cronológica. Esse também é o momento de listar qualquer ação ou desvio que complementam um fluxo, deixando claras todas as atividades ligadas a ele, bem como quem são as pessoas responsáveis por elas.
Além disso, antes que o fluxo seja finalizado, é importante revisar as etapas a fim de encontrar gargalos ou falhas nas definições. Por último, as informações obtidas na avaliação de recursos devem ser usadas nessa documentação para avaliar o custo de cada tarefa, seja em tempo de execução ou em recursos financeiros, por exemplo.
4.Avalie os resultados
A avaliação dos resultados é uma etapa importante para verificar se a estratégia foi implementada corretamente. Nela, os fluxogramas devem ser checados e, caso alguma desconformidade seja encontrada, o fluxo deve ser refinado e aprimorado.
Ademais, esse é o momento de obter feedbacks acerca das melhorias conquistadas com o uso do workflow e encontrar pontos que ainda precisam ser trabalhados para que os resultados sejam atingidos.
3 dicas de o que NÃO fazer em um Workflow!
1: Implementar um Workflow sem treinamento prévio
Independentemente de como funcionará seu workflow — se será manual ou automatizado por um software, simples ou complexo —, a equipe deverá ser capaz de compreender por completo como ele funciona. Isso pode ser feito por uma apresentação e consequente treinamento antes de realmente colocar as “mãos na massa”.
2: Deixar etapas repetidas, ambíguas ou redundantes
Alguns workflows podem se tornar realmente complexos ao receberem inúmeras etapas. No entanto, antes de colocá-lo em prática e transmiti-lo para a equipe, dê uma boa revisada para ter certeza de que nenhuma dessas etapas é desnecessária. Diversas vezes, uma etapa anterior pode dar conta de alguma tarefa colocada como uma etapa individual posteriormente, tornando todo o processo um pouco redundante.
3: Exagerar na quantidade de informação
Para workflows, menos é sempre mais. É evidente que você deverá apresentar uma certa quantidade de dados e informações, mas tenha certeza de que não há informação em excesso, ou isso poderá prejudicar a visualização da tarefa e, consequentemente, prejudicar o andamento do workflow.
Assim, mantenha as informações objetivas, disponibilizando somente o necessário, utilizando recursos visuais para organizar a informação e deixá-la mais intuitiva e didática.
5 ferramentas para ajudar você a criar seu Workflow!
Flokzu
Flokzu é uma ferramenta de gestão de workflows que permite gerenciar o tempo, criar tarefas, colocar prazos e programar notificações sem a necessidade de saber programação. No entanto, ele ainda é considerado uma ferramenta “low-code” (com um pouco de código), pois utiliza o tradicional sistema BPMN, que é a notação da metodologia de gerenciamento de processos de negócios, apesar de deixar que a pessoa usuária arraste e solte para criar seu workflow.
Kissflow
Kissflow é uma ferramenta de workflow pautada em uma plataforma baseada em serviço em nuvem. Com ela é possível criar e modelar seu workflow sem ter nenhum conhecimento de programação, já que não utiliza BPMN. É uma ferramenta bastante visual e leve.
Bizagi
Uma das opções mais populares e conhecidas, Bizagi é uma plataforma de gerenciamento de fluxo de trabalho automatizada. Ela permite criar e modelar um fluxo de trabalho, mapeando sua atuação a fim de identificar possíveis gargalos. A ferramenta também se baseia na notação BPMN.
Nintex
Nintex é uma das ferramentas de workflow mais tradicionais. Seu foco é na automatização de processos colaborativos como, por exemplo, gerenciamento de conteúdo. A ferramenta integra tarefas e faz com que processos sejam otimizados de uma forma ininterrupta, tornando o workflow produtivo e simples.
ProcessMaker
ProcessMaker é mais uma ferramenta bastante indicada para construção de workflows. Ela trabalha por meio da melhoria e otimização de fluxos de informação criando um sistema de tarefas. A ferramenta também utiliza a notação BPMN, porém, seu diferencial está no fato de que a companhia disponibilizou a engine em PHP em open source para ser utilizada, o que pode ser benéfico para muitas companhias.
O workflow é uma prática muito utilizada em empresas, inclusive em startups, que buscam tornar as rotinas de trabalho mais eficientes. No entanto, até pessoas que trabalham por contra própria em home office podem aplicar esses conceitos em suas atividades diárias. Afinal, trata-se de um recurso simples de ser implementado, mas extremamente vantajoso.
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